Profissional de atendimento: 6 dicas de ouro para você!

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Lidar com pessoas é uma tarefa difícil para qualquer um. Imagine para o profissional de atendimento que fala com vários clientes diariamente para receber solicitações, dúvidas e queixas diversas?

E a questão vai além das peculiaridades de cada pessoa. O profissional de atendimento precisa desenvolver habilidades e contar com recursos que o ajudem a manter o foco na resolução de problemas de forma objetiva, empática e cordial.

Quando se trata de indivíduos que adoram explicações, esse desafio passa a ser ainda maior. Parece uma missão impossível, mas com ferramentas e direcionamento adequados, você pode tornar-se um especialista. Hoje em dia, ter um atendimento amigável já não é o suficiente.

Veja, abaixo, algumas dicas para falar com o cliente ao telefone e evitar conversas improdutivas.

Está na hora de ouvir

O primeiro passo de qualquer diálogo é saber ouvir. Com calma e atenção, todo profissional de atendimento deve escutar o que o seu cliente tem a dizer. Só, então, direcione a conversa para ajudá-lo, mas sempre com objetividade.

Que tom de voz o profissional de atendimento deve manter?

Independentemente da atitude do cliente, é importante manter um tom de voz tranquilo e neutro que demonstre segurança. Em alguns casos, a sua maneira de falar pode desencadear uma reação positiva no outro e mudar o fluxo da conversa. O pior também pode acontecer.

Se colocar no lugar do outro

Talvez esta seja uma das competências mais poderosas: a empatia. Conseguir se colocar no lugar do seu cliente o ajudará a entender seus questionamentos e a conduzir o diálogo para uma solução. Nesse momento, use as informações do cliente registradas no software de atendimento para mostrar que você o conhece e o acompanha.

Missão cumprida!

Só defina prazos e ofereça soluções ao cliente que sejam factíveis. Não prometa algo que você não sabe se conseguirá cumprir. Se a política da sua empresa permitir, em caso de dúvida, consulte o seu supervisor. Esta ação pode ser feita de modo rápido por meio do próprio software de atendimento. Enquanto você conversa com o cliente, é possível enviar mensagens internas e também acionar profissionais de outras áreas pelo sistema, otimizando o tempo do seu cliente.

Nada é pessoal

Dependendo do comportamento do cliente, é difícil manter o controle da situação. Nessas horas, não se deixe levar pelas emoções, não se esqueça: o motivo do contato do cliente é referente à empresa na qual você trabalha e não à sua pessoa.

Tomada de decisão

Uma pessoa muito indecisa geralmente entra em contato com dúvidas no momento da compra. Nesses casos, você pode auxiliá-la com base nas informações do cliente armazenadas no software de atendimento. Há sistemas que integram portfólio de produtos com listas de itens já adquiridos pelo cliente, possibilitando visualizar suas preferências.

Essas dicas podem ajudar a fazer a diferença e obter praticidade e eficiência em seu bom atendimento. Não se esqueça também de obter um histórico completo e acessível do cliente, isso é imprescindível para ajudá-lo a ser mais assertivo na solução do problema, tornando o contato personalizado e eficaz.
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