Checklist – Agilidade e qualidade no atendimento ao cliente

Agilidade e qualidade no atendimento ao cliente

Todo agente ou gestor de empresa vai afirmar que “sim, queremos melhorar a qualidade no atendimento ao cliente ”. Qualquer um também certamente concorda que um atendimento de qualidade é um forte aliado na conquista de um cliente – e que o inverso é igualmente verdadeiro. As dúvidas começam quando chega a famosa hora do “vamos ver”, o momento de começar essas desejadas melhorias. Afinal: o que pode ser feito para melhorar a qualidade no atendimento ao cliente em praticamente qualquer cenário?

Sabendo que os perfis de clientes podem mudar radicalmente de acordo com o mercado, e sabendo também como pode ser difícil encontrar um ponto de partida para reformar seu departamento de atendimento, a Octadesk preparou uma checklist de atendimento ao cliente, aplicável a qualquer público ou empresa. Isso é possível, pois reunimos práticas que afetam diretamente os processos de atendimento. Focando em trazer aquilo que todo cliente deseja (e que nem todos recebem, infelizmente): rapidez e eficiência.

Dividir as tarefas para ter qualidade no atendimento ao cliente

Dividir tarefas de forma equilibrada é um passo importante para manter um fluxo dinâmico de atendimentos sem sobrecarga da equipe. Observe quais os horários e dias que recebem mais chamados e faça o escalonamento dos agentes de modo que a todo o tempo qualquer cliente seja atendido com o máximo de agilidade. Esta prática também traz a vantagem de não desgastar a equipe, o que impacta positivamente na qualidade do atendimento oferecido.

Centralize e distribua informações

Deixar que os agentes busquem e armazenem informações em planilhas individuais ou e-mails é um convite irrecusável para arranjar problemas. Para entregar agilidade e, principalmente, confiabilidade, é necessário que todas as informações pessoais do cliente, assim como o histórico de atendimento, estejam reunidas em um só sistema de atendimento, facilmente acessível a qualquer agente. Isso evita que o cliente tenha que explicar a mesma história ou tenha que dar os mesmos dados várias vezes. Um dos problemas mais citados em pesquisas de satisfação.

Sem espaço para processos improdutivos

Agentes e gestores devem ficar atentos a processos improdutivos e burocráticos que não trazem vantagens claras para ninguém. E já pode riscar da lista a desculpa que “foi sempre feito assim”. A evolução e a renovação dos processos são passos indispensáveis para quem quer realmente oferecer melhor para o cliente. Por isso, olho aberto para identificar gargalos e processos desnecessários que atrapalhem e atrasem o atendimento, desta maneira, ter uma boa gestão de processos é essencial.

Quem não se comunica

Comunicação clara e constante é essencial para que o gestor possa desenvolver melhorias importantes no departamento, assim como para enxergar com clareza como é o dia a dia dos agentes, fontes de informações críticas para o departamento. Invista nisso, estimulando o diálogo e a troca de informações. Estimule também treinamentos e reuniões para maior entrosamento da equipe.

E, somado a tudo isso, conte sempre com a solução Octadesk de gestão de atendimento, para complementar suas práticas e oferecer o máximo em qualidade para seu cliente.