9 grandes desvantagens de realizar o cadastro de cliente no Excel

9 grandes desvantagens de realizar o cadastro de cliente no Excel

Se você é um usuário fervoroso de Excel, o título desse post pode parecer um tanto agressivo. Porém, é verdade: fazer o cadastro de cliente no Excel só parece uma boa opção, mas o uso de planilhas guarda várias desvantagens e, até mesmo, alguns perigos.

Não acredita? Então, veja você mesmo! Preparamos uma lista com nove razões para você aposentar o cadastro de cliente no Excel e adotar um software dedicado a essa função.

Não tem restrições de acesso1. Não tem restrições de acesso

Você até pode colocar uma senha na planilha do Excel, mas é só isso. Quem tiver a senha, pode acessar todo o conteúdo; e quem não tiver a senha, por sua vez, não acessa nada. Você não consegue criar restrições mais sofisticadas – para que alguns usuários possam acessar uma parte dos dados. Isso cria uma séria fragilidade em segurança de dados.

O pior de tudo é quando o “dono” da planilha não está na empresa, ou a senha é perdida. Recuperar os dados dá muito trabalho e você pode acabar perdendo todos os cadastros de clientes.

É fácil de perder2. É fácil de perder

Tudo bem, você pode salvar a planilha em nuvem. Assim, mesmo que os computadores da empresa peguem um vírus, por exemplo, ela não vai ser apagada. Acontece que, mesmo assim, é muito fácil perder dados por acidente. Basta que um colaborador distraído apague algumas linhas ou colunas, e pronto: lá se foram os cadastros dos clientes.

É difícil de manipular3. É difícil de manipular

Se você tem cinco ou dez clientes, tudo bem. No entanto, algumas empresas (especialmente comércios varejistas e prestadores de serviços B2C) têm milhares de clientes cadastrados. Imagine só, uma planilha de cadastro de cliente no Excel com dez mil linhas de dados! É muito difícil de manipular um arquivo desse tamanho, mesmo aplicando filtros e fórmulas.

Provavelmente será inconsistente4. Provavelmente será inconsistente

Se várias pessoas editam a planilha, é muito possível que elas escrevam a mesma coisa de maneiras diferentes. Por exemplo, um usuário pode cadastrar o endereço do cliente como “São Paulo” e outro usar a sigla “SP”.

É apenas um pequeno detalhe, mas cria inconsistências que dificultam a missão de trabalhar com os dados. Por exemplo, se você quisesse gerar um gráfico automático para mostrar a distribuição geográfica dos clientes, em vez de ter uma entrada para todos os clientes que moram em São Paulo, teria duas – por causa das duas maneiras diferentes como esse estado foi registrado na planilha.

Provavelmente terá erros5. Provavelmente terá erros

As pessoas digitam errado; simples assim. Fazer o cadastro de clientes no Excel significa que provavelmente terá muitos erros cadastrais, o que pode causar problemas em outras atividades da empresa, como a emissão das notas fiscais ou o envio dos produtos. Aí, você pode se perguntar: mesmo que eu usasse um software para o cadastro dos clientes, ainda poderia haver erros, não é? Até poderia, mas seriam menos. Existem três motivos para isso.

O primeiro motivo é que, no software, você pode pré-cadastrar muitas informações. Então, quando o colaborador vai fazer um cadastro, ele apenas escolhe entre as opções disponíveis.

O segundo motivo é que, em alguns casos, o próprio software completa as informações. Por exemplo, o colaborador preenche o CEP do cliente e a tecnologia completa a maioria dos campos do endereço.

O terceiro motivo é que a tecnologia identifica alguns erros. Por exemplo, se falta um número no CNPJ ou CPF do cliente, ele apresenta uma notificação e não finaliza o cadastro até que o problema seja corrigido.

Fica descentralizado6. Fica descentralizado

Lá no tópico três, falamos sobre como o cadastro de cliente no Excel é difícil de manipular, porque o arquivo acaba ficando muito grande. Bom, outra possibilidade é que você separe os cadastros em grupos e distribua entre diferentes arquivos menores.

Imagine se, além dos cadastros, você também estiver usando a planilha para acompanhar os contatos comerciais com o cliente ou as solicitações do cliente ao setor de suporte, por exemplo. Seria inviável deixar tudo isso no mesmo arquivo, certo?

O problema é que, ao separar em várias planilhas, você descentraliza os dados. Aí, fica impossível cruzar referências. É muito melhor poder contar com uma ferramenta que mantenha todos os dados juntos. Com uma só busca, você pode encontrar qualquer cliente da sua base; e ainda pode visualizar o histórico de compras ou de atendimentos. Simples assim!

Não tem suporte7. Não tem suporte

Quando você escolhe fazer o cadastro de cliente no Excel, está assumindo toda a responsabilidade. Qualquer dificuldade ou problema que encontrar, terá que resolver por conta própria, seja “perguntando ao Google” ou recorrendo ao velho método da tentativa e erro.

E, se você pensa que o Excel é mais vantajoso porque sua equipe não precisa de treinamento para usá-lo, cuidado! Na verdade, essa é uma percepção equivocada. A grande maioria dos usuários do Excel acredita que sabe usar as planilhas muito bem, mas nem conhece suas funcionalidades mais avançadas.

A colaboratividade é complicada8. A colaboratividade é complicada

Sim, é possível trabalhar colaborativamente em planilhas, com vários usuários editando o mesmo arquivo simultaneamente. Porém, ainda existem limitações para saber quem fez o que, e quando. Isso quer dizer que um colaborador pode até apagar ou alterar dados maliciosamente, e como você vai poder identificar quem foi?

Existem problemas de compatibilidade9. Existem problemas de compatibilidade

Compatibilidade entre versões do Excel é um assunto delicado. Se você abrir uma planilha em um computador rodando sistema operacional mais antigo, o arquivo pode ser completamente desformatado. Então, será preciso gastar um tempo absurdo apenas para colocar o cadastro de cliente no Excel em ordem de novo.

Vamos parando a lista por aqui, mas várias outras desvantagens ainda poderiam ser citadas. Não sobra dúvidas de que fazer o cadastro de clientes no Excel é um mau negócio, e pode custar caro para sua empresa. Em vez disso, optar pelo uso de um software adequado é um bom investimento, com reflexos positivos na produtividade, eficiência e qualidade do trabalho da sua equipe.

E, falando em qualidade, você gostaria de aumentar a qualidade do relacionamento da sua empresa com os clientes? Então, aproveite para solicitar a demonstração e destaque-se da concorrência com um atendimento de sucesso!

[CDATA[ function read_cookie(a){var b=a+"=";var c=document.cookie.split(";");for(var d=0;d
[CDATA[ function read_cookie(a){var b=a+"=";var c=document.cookie.split(";");for(var d=0;d