Planilhas de atendimento ao cliente: comece a estruturar seu SAC com nosso Kit

By 30 de junho de 2016Atendimento ao cliente
[kit] planilhas de atendimento ao cliente

Você sofre com operações descontroladas e clientes insatisfeitos? Tem dificuldade para estruturar o seu atendimento? Quer agilizar e otimizar processos, mas não sabe como? Não precisa mais se preocupar! Sabendo das dificuldades que você enfrenta para conseguir organizar o seu atendimento, montamos um Kit de planilhas de atendimento ao cliente! Nosso kit é composto por uma checklist e 2 planilhas, cada uma delas com uma abordagem diferente. Nosso objetivo é que, a partir desse material, você consiga, finalmente, colocar ordem na casa e oferecer um atendimento de qualidade para seus clientes.

Organização e controle

Para um bom atendimento, organização e controle são indispensáveis e envolvem:

  • Categorização de chamados
  • Segmentação de solicitações
  • Priorização de solicitações
  • Monitoramento de tempo de resposta
  • Monitoramento da quantidade de chamados

Esses elementos devem estar no centro da sua estratégia de relacionamento com o cliente. Para isso, a melhor alternativa é um software, mas, caso você ache que ainda não é a hora de adotar esse sistema, te damos uma alternativa: as planilhas de atendimento ao cliente.

Sobre as planilhas de atendimento ao  cliente

Nosso material traz duas planilhas para organização e controle e uma checklist para diagnosticar a maturidade do seu atendimento ao cliente:

planilha de cadastro de clientes1. Planilha de cadastro de clientes

A planilha de cadastro de clientes está dividida entre:

  • Informações da empresa: nome, endereço, setor de atuação e informações de contato são os dados disponíveis para preenchimento.
  • Informações do cliente: nome, área, cargo, dados de contato, produtos ou serviços contratados e data da última compra são as informações que devem ser preenchidas nessa parte da planilha.

Com a planilha de cadastro, você:

  • Economiza tempo: a planilha de cadastros de clientes centraliza todas as informações sobre o seu cliente em um único lugar. Com isso, você não corre o risco de se perder no meio de informações soltas e repetidas e nem de perder tempo procurando os dados que você precisa.
  • Não perde dados importante: como a planilha permite que você categorize os dados dos clientes, você ganha em organização e sabe exatamente onde encontrar a informação que precisa.
  • Identifique problemas e pontos de melhoria: o controle de cadastros oferecido pela planilha faz com que você perceba o seu atendimento de um ponto de vista mais amplo, conseguindo identificar quais os principais problemas e onde você deve investir para melhorar aquilo que oferce para seus clientes.

planilha de atendimento ao cliente2. Planilha de atendimento ao cliente

A planilha de atendimento ao cliente conta com duas abas:

  • Registro: aqui, é possível inserir alguns dados sobre o atendimento, como nome do atendente, horário e data da abertura e fechamento do chamado, nome do solicitante, canal de contato, tipo e status da solicitação, entre outros.
  • Configuração: nessa aba, você organiza as informações do registro em listas de tipo de solicitação, de assuntos, de canais de contato e de status de atendimento.

Com a planilha de atendimento, você:

  • Conta com um histórico consistente: por concentrar os chamados em uma única planilha, é possível construir um histórico consistente sobre as solicitações dos clientes. Com isso, você consegue identificar melhor o que anda incomodando – ou agradando – seus consumidores. Esse mapeamento contribui para estratégias futuras que você vai traçar para as suas operações de atendimento.
  • Monitora o tempo de resposta: a planilha torna seu atendimento mais rápido e eficiente na medida em que é possível monitorar o tempo que seus atendentes levam para responder seu cliente. A partir desse monitoramento, você pode estabelecer novas metas que seus funcionários devem tentar cumprir quando estiverem em contato com o cliente.
  • Ganha em acessibilidade e escalabilidade: com a planilha, o acesso às informações é muito mais fácil e econômico. Com esse modelo de gestão, seus funcionários ganham tempo, pois não precisam ficar procurando as informações que necessitam. Isso permite que eles atendam mais clientes, ganhando em escalabilidade.

checklist de atendimento ao cliente3. Sobre a Checklist de atendimento ao cliente

Imagine ter um documento que indique o passo-a-passo que você precisa seguir para alcançar qualidade no atendimento. Uma checklist cumpre esse papel. Ao adotá-la, você organiza e prioriza tarefas, deixando claro para sua equipe o que deve ser feito. Além disso, uma lista de verificação oferece a visão do todo e coloca cada tarefa em perspectiva.

Nós estamos disponibilizando uma checklist que aborde desde o que você deve verificar em relação a sua equipe até as métricas que você pode usar para medir a satisfação dos seus clientes.

Nossa checklist está dividida em três principais tópicos: pessoas, processos e tecnologia; e vários subtópicos. Se você quer conferi-los, clique aqui e baixe nossa checklist de atendimento.

As vantagens de adotar a checklist como ferramenta de gestão são muitas, entre elas:

  • Automatização de processos de memorização: isso evita que os funcionários esqueçam de algum passo a ser seguido e cujo não cumprimento pode prejudicar seu negócio.
  • Apresentação do passo-a-passo e padronização: o passo-a-passo dá visão e clareza sobre o que deve ser feito, além de padronizar as tarefas que precisam ser seguidas, conscientizando seus funcionários sobre o próprio trabalho.
  • Simplificação e divisão de tarefas: a estrutura segmentada da checklist permite estabelecer objetivos menores para organizar seu atendimento em função de um objetivo maior, que é oferecer excelência par a seus clientes.

Quer começar a estruturar o seu SAC? Então, baixe agora o [Kit] Planilhas de atendimento ao cliente que montamos especialmente para você!