Gerencie seu Help Desk com uma planilha de controle de chamados

By 30 de junho de 2016Atendimento ao cliente
planilha de atendimento ao cliente

Atendimento ao cliente exige um controle eficiente das solicitações dos clientes. Esse controle permite identificar gargalos e oportunidades de melhoria, já que atesta com o que seus clientes estão insatisfeitos. Nesse artigo, vamos te mostrar a importância de controlar os chamados dos seus clientes para ter excelência no atendimento. No final, te damos uma alternativa para esse tipo de gestão: uma planilha de controle de chamados. Confira.

porque utilizar uma planilha de controle de chamados

Por que utilizar uma planilha de controle de chamados?

O controle de chamados corresponde a organização das solicitações dos clientes. Essa organização envolve categorizar e priorizar as solicitações, além de monitorar os tempos de resposta. Algumas vantagens desse modelo de controle são:

  • Histórico consistente: quando você organiza os chamados em um documento único, consegue construir um histórico consistente com as demandas de cada um dos seus clientes. Isso permite que você fique mais próximo do se u consumidor, identificando suas necessidades a partir de suas reclamações.
  • Monitoramento de tempo de resposta: sabendo o tempo que seus atendentes estão levando para responder as solicitações dos clientes, você pode estabelecer novas metas para sua equipe, com o objetivo de tornar seu atendimento cada vez mais rápido. Se você não monitora esse tempo, não tem como saber se precisa melhorar.
  • Levantamento de dados: se você mensura o número de chamados que tem por mês e categoriza esses chamados por tipo, você consegue saber qual tipo de solicitação é mais recorrente. Assim, você consegue fazer um mapeamento do seu negócio, identificando gargalos e pontos de melhoria.

Se você não tem um controle de chamados eficiente, corre o risco de:

  • Não saber em que áreas investir: se você não controla os chamados, não sabe quais as principais reclamações dos seus clientes. Assim, não tem como saber quais as áreas do seu negócio estão deixando a desejar.
  • Não saber quais os canais de preferência do cliente: o controle de chamados permite que você monitore os principais canais que o cliente usa para entrar em contato com a sua empresa. Se você não sabe quais são, não sabe em qual deles deve investir mais.

Para controlar o help desk, a melhor alternativa é um sistema de atendimento, mas, caso você ache que ainda não é a hora de adotar esse sistema, te damos uma alternativa: a planilha de controle de chamados.

Como funciona uma planilha de controle de chamados

Como funciona uma planilha de chamados?

A planilha que estamos disponibilizando para você conta com duas abas: registro e configuração.

A parte de registro permite que você preencha os seguintes dados sobre o atendimento:

  • Nome do responsável pelo atendimento
  • Horário e data de abertura e fechamento do chamado
  • Nome do solicitante
  • Canal de contato
  • Informações de contato do cliente
  • Assunto principal da solicitação
  • Tipo de solicitação
  • Qual a solicitação
  • Qual a resposta dada pelo atendente
  • Status da solicitação

Ela ainda oferece:

  • Gráfico para medição de quantidade de contatos por status
  • Gráfico para quantidade de tipos de solicitação

A aba de configuração permite que você organize as informações do registro, oferecendo:

  • Lista de tipos de solicitação
  • Lista de assuntos
  • Canais de contato
  • Status do atendimento

Veja o print de parte da nossa planilha:

Print da planilha de controle de chamados

tela de configurações da planilha de controle de chamados

Conclusão: Comece a utilizar uma planilha de chamados

Ao longo do nosso artigo, te mostramos como é importante utilizar uma planilha de controle de chamados, caso você queria melhorar seu atendimento ao cliente.

Por isso, você deve começar, hoje mesmo, a utilizar ferramentas que facilitem e melhorem o seu help desk.

Se interessou por nossa planilha? Baixe ela agora mesmo!

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