Planilha de Help Desk: melhore o relacionamento com o seu cliente

planilha de atendimento ao cliente

Se você quer atender bem o seu cliente, precisa investir em help desk. Esse serviço ajuda a controlar os processos e as informações que fazem parte do seu atendimento. Nesse artigo, vamos te mostrar a importância do help desk para que seus clientes se sintam satisfeitos e valorizados. No final, te damos um material rico para te ajudar no controle do atendimento: uma planilha de help desk. Confira.

Planilha de help desk

A importância do Help Desk

Help desk é um serviço de suporte ao cliente que contata a empresa para reclamações, esclarecimento de dúvidas ou soluções de problema. Se você oferece esse serviço de atendimento para os seus clientes, você precisa ter um controle eficiente sobre os chamados e dados dos consumidores. Por isso, organização é fundamental. Essa organização envolve: coletar e armazenar as solicitações dos clientes, segmentá-las em tipos e monitorar o tempo de resposta dos seus atendentes. Algumas vantagens desse modelo de controle são:

  • Histórico consistente: organizar as solicitações em um documento único permite construir um histórico consistente que ateste as principais reclamações dos clientes. Isso permite que você fique mais próximo do seu consumidor, identificando suas necessidades.
  • Monitoramento de tempo de resposta: se você sabe o tempo que seus atendentes levam para responder os chamados dos clientes, você consegue estabelecer novas metas para sua equipe, com o objetivo de tornar seu atendimento mais rápido e eficiente. Sem isso, você não tem como saber se precisa melhorar.
  • Levantamento de informações relevantes: se você mensura o número de chamados que tem por mês e categoriza esses chamados por tipo, você consegue saber qual tipo de solicitação é mais recorrente. Assim, você consegue fazer um mapeamento do seu negócio, identificando gargalos e pontos de melhoria.
  • Acessibilidade e rapidez: controlando as informações sobre atendimento, você tem acesso fácil aos dados que precisa para responder rapidamente ao seu cliente. Às vezes, o cliente está impaciente esperando do outro lado da linha e você precisa ser rápido para encontrar as informações.
  • Possibilidade de montar um plano estratégico: fazer um controle preciso do atendimento que você oferece permite ter uma visão panorâmica desse atendimento. Assim, é possível identificar, por exemplo, quais os tipos principais de solicitações feitas pelos clientes. Isso permite que você trace estratégias visando melhorar aquilo que é fruto de maior insatisfação entre os seus consumidores.

Se você não investe em help desk, corre o risco de:

  • Não saber em que áreas investir: se você não monitora as solicitações dos clientes, não sabe quais suas principais reclamações. Assim, não tem como saber quais as áreas do seu negócio estão deixando a desejar.
  • Não saber quais canais seu cliente mais usa: se você não conta com um help desk, não consegue saber quais os canais de preferência do cliente. Assim, não sabe em qual deles deve investir mais.
  • Perder tempo: ao não contar com um documento único que agregue todos os dados necessários para realizar o atendimento, você se perde no meio de informações soltas, repetidas e espalhadas por muitos documentos. Isso gasta tempo e atrasa seu atendimento, deixando o cliente insatisfeito e com a sensação de estar sendo desvalorizado.

Para help desk, a melhor alternativa é um software de atendimento, mas, caso você ache que ainda não é a hora de adotar esse sistema, te damos uma alternativa: uma planilha de help desk.

Como funciona uma planilha de help desk

Como a planilha de help desk funciona

A planilha que estamos disponibilizando para você conta com duas abas: registro e configuração.

A parte de registro permite que você preencha os seguintes dados sobre o atendimento:

  • Nome do responsável pelo atendimento
  • Horário e data de abertura e fechamento do chamado
  • Nome do solicitante
  • Canal de contato
  • Informações de contato do cliente
  • Assunto principal da solicitação
  • Tipo de solicitação
  • Qual a solicitação
  • Qual a resposta dada pelo atendente
  • Status da solicitação

Ela ainda oferece:

  • Gráfico para medição de quantidade de contatos por status
  • Gráfico para quantidade de tipos de solicitação

A aba de configuração permite que você organize as informações do registro, oferecendo:

  • Lista de tipos de solicitação
  • Lista de assuntos
  • Canais de contato
  • Status do atendimento

Veja o print de parte da nossa planilha:

Print da planilha de help desk

tela de configurações da planilha de help desk

Ao longo do nosso artigo, te mostramos como é importante utilizar uma planilha de help desk, caso você queria melhorar seu atendimento ao cliente.

Por isso, você deve começar, hoje mesmo, a utilizar ferramentas que facilitem e melhorem o seu atendimento ao cliente.

Se interessou por nossa planilha? Baixe ela agora mesmo!

download grátis da planilha de help desk

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