Q&A: Octa Academy – Primeiros passos Octadesk

Sim, é recomendável fazer a alteração no WhatsApp fora do horário comercial para evitar problemas. Embora você tenha acesso ao histórico das conversas na plataforma do Octadesk, a transição pode gerar confusão durante o atendimento. Se precisar encerrar os atendimentos, você pode informar que não há ninguém disponível e solicitar que os clientes entrem em contato posteriormente. Se houver um grupo de atendimento geral disponível, as mensagens recebidas fora do expediente podem ser atendidas no dia seguinte, e as conversas podem ser transferidas para o departamento responsável, se necessário.

Você pode adquirir os créditos com a Octadesk, diretamente na sua plataforma. Para isso, acesse as configurações e vá até a gestão financeira. Apenas os proprietários ou administradores têm acesso a essa área. Você terá visão dos seus créditos e poderá adquirir pacotes adicionais, se necessário. É importante lembrar que os créditos são utilizados apenas no WhatsApp. Os canais como chat no site, Facebook e Instagram, não cobram créditos. Se os créditos estiverem acabando, a plataforma avisará antes, e a operação só poderá continuar após a compra de novos créditos.

Sim, vocês vão perder o histórico de mensagens, pois não é possível transferir conversas do WhatsApp convencional para a Octadesk. Para evitar a perda, é necessário ter uma segunda conta do Google vinculada ao WhatsApp. Assim, você pode transferir o histórico para essa conta e consultá-lo quando precisar. Se não fizer essa configuração, todo o histórico será perdido.

Não, você não ficará sem acesso ao seu número durante esse processo. O prazo de 15 minutos a 5 dias se aplica a casos em que não há gerenciador de negócios. Para garantir a ativação rápida do número, é essencial que você tenha um gerenciador de negócios configurado. Assim, após ativar o número do WhatsApp, a Meta fará uma avaliação, mas você ainda terá acesso ao seu WhatsApp normalmente.

Sim, existem duas razões principais para você não conseguir transferir clientes para um atendente. Primeiro, verifique se o limite de conversas por usuário foi atingido. Se o atendente já estiver com o máximo de conversas, ele não aparecerá na lista para receber a transferência. Em segundo lugar, verifique o status do atendente. Se estiver como “offline” ou “ausente”, ele não poderá receber novas conversas. Apenas o status “disponível” permite que ele receba novos atendimentos. Você pode verificar o status dos agentes no dashboard da plataforma, clicando no ícone do olho para visualizar quem está online ou ausente.

Para restringir o acesso às conversas, siga o passo a passo abaixo:

• Vá até Configurações > Sua equipe > Grupos de atendimento.
• Clique no grupo desejado e selecione “Editar”.
• Marque a opção “membros do grupo não podem visualizar as conversas já atribuídas a outro membro do grupo”.

Dessa forma, cada integrante verá apenas as suas próprias conversas. Caso ainda prefira uma separação total, você pode criar um grupo individual para cada pessoa, mas essa configuração já atende bem.

Se a configuração de restrição de acesso não atualizar imediatamente, siga esses passos para garantir que funcione:

• Peça ao time para atualizar a página (aperte F5 no teclado) ou faça logout e login novamente. Isso deve aplicar a configuração nova.
• Caso ainda não funcione após essas ações, entre em contato com o suporte da plataforma. Clique no ícone de ajuda no canto da tela, selecione Suporte e inicie o chat para relatar o problema.

Não há um limite para o número de administradores que você pode cadastrar. Todos do seu grupo podem ser configurados como administradores, se necessário.

Sim, a página do Facebook é um pré-requisito importante para a aprovação da Meta. Mesmo que já tenham um site, a Meta exige uma página no Facebook para validar a autenticidade e conformidade da empresa com as políticas comerciais. A criação dessa página é necessária, pois a Meta verifica se as informações na página e no site correspondem. Então, se ainda não possuem uma página no Facebook, é essencial criar uma para evitar problemas na ativação do número.

Atualmente não há um botão para marcar as conversas como lidas. No painel, você consegue identificar as conversas que ainda não foram lidas ou respondidas pela exibição em negrito. Uma conversa permanece em negrito até que seja respondida, mesmo que já tenha sido lida. Essa configuração ajuda a garantir que nenhum cliente fique sem retorno, incentivando o time a responder todas as mensagens antes que sejam consideradas “lidas”.

O ideal para iniciar disparos em massa é ter conversas individuais e monitorar a saúde do seu número no gerenciador de negócios do WhatsApp. Quando a saúde estiver alta, você pode começar os disparos.
Não há limite diário para envios em massa, mas é importante acompanhar a saúde após cada disparo para evitar denúncias de spam.

Para aumentar a saúde do número, comece realizando contatos individuais e divulgando que você tem um novo número de atendimento no WhatsApp. Isso ajuda a reduzir as denúncias de spam quando você iniciar disparos em massa.
Quando a saúde do número estiver alta, comece com disparos menores (dez, quinze, vinte contatos) e monitore a saúde constantemente.

Sim, vocês têm acesso às informações de duas maneiras: podem tirar dúvidas diretamente com o CS ou consultar nossa base de conhecimento. Nela, vocês encontrarão tutoriais didáticos com passo a passo, imagens e vídeos para facilitar a consulta. Fiquem à vontade para acessar!

Sim, se um agente não estiver disponível, outro membro do grupo pode transferir a conversa. Para isso, a pessoa precisa ter perfil de administrador ou acesso à conversa. Na plataforma, há um ícone de transferência (duas setinhas) que permite mover a conversa para outro agente ou grupo. No entanto, o agente de destino precisa estar disponível; se estiver offline, não aparecerá na lista.
Além disso, vocês podem configurar um bot para direcionar as conversas automaticamente. Ao ativar a opção de verificar a disponibilidade dos usuários, é possível enviar uma mensagem informando que o agente está indisponível e que a conversa será transferida para outro membro da equipe, garantindo continuidade no atendimento.

Não há problema em cadastrar um número que não esteja atrelado ao CNPJ da empresa. Ele pode ser um número pessoal ou um chip comprado em loja, desde que seja um número ativo e possa receber ligações para o código de ativação.

Temos um artigo na nossa base de conhecimento sobre criação de modelos de mensagem. Aqui estão algumas dicas:

• Categoria Utilitário: Mensagens nessa categoria podem ser difíceis de serem aprovadas. Muitas vezes, a Meta não libera mensagens na categoria utilitário, pois prioriza conteúdos de marketing.
• Exemplo de Mensagem: Um modelo que pode ser utilizado é “Abertura de Atendimento”. Veja um exemplo: “Não fique para trás! Descubra o segredo de um atendimento mais produtivo.”
  Recomendo consultar nosso artigo para mais detalhes, mas ele está disponível apenas em inglês. Isso pode ajudar a entender melhor quais tipos de mensagens têm maior chance de aprovação.

Sim, é possível abrir um chamado em uma ferramenta de CRM usando nossa API. O processo envolve o uso do estúdio de automação, onde você poderá configurar a superintegração e se conectar a outro sistema. No estúdio, é possível definir as requisições (POST, DELETE ou OPTIONS), inserir o endereço da API do sistema, especificar o caminho e configurar os parâmetros necessários. Além disso, você pode testar a integração diretamente na plataforma ou utilizar uma ferramenta externa para verificar a resposta da API.
Para mais detalhes e documentação completa, consulte nossa API aberta: https://developers.octadesk.com/reference/authentication

Para integrar o RD Station CRM com o Octadesk, temos um passo a passo detalhado disponível em nossa base de conhecimento. Basta acessar a base, buscar por “RD Station” e você encontrará todas as etapas necessárias para realizar essa integração. Para mais detalhes, acesse diretamente o artigo Integração RD Station CRM: https://help.octadesk.com/kb/article/integracao-rd-station-crm

Sim, é possível usar um número fixo no WhatsApp para que as 12 pessoas da sua equipe de televendas atendam os clientes. Ao conectar o número oficial, as mensagens serão distribuídas igualmente entre todos os atendentes na plataforma Octadesk. Apenas certifique-se de desligar qualquer URA no número, pois isso pode impedir a ativação.

Não será possível transferir seu histórico de conversas ao ativar o WhatsApp oficial no Octadesk. Se você quiser manter o histórico, é importante transferi-lo para outra conta ou número de WhatsApp antes da ativação, pois um novo histórico será criado na plataforma. Você pode seguir as instruções disponíveis neste link para realizar a transferência: https://faq.whatsapp.com/209942271778103/?cms_platform=android&helpref=platform_switcher&locale=pt_BR

Sim, você pode deixar as opções clicáveis no bot. Para isso, você usará os botões do WhatsApp, como listas de botões ou opções. Assim, o cliente poderá clicar diretamente nas opções disponíveis. Se você optar por múltipla escolha, a lista aparecerá numerada, e o cliente precisará digitar o número correspondente à opção que deseja escolher.

Você não consegue ter grupos no WhatsApp. A configuração da Meta atualmente permite apenas conversas individuais. Essa atualização ainda não foi implementada para o WhatsApp oficial. Estamos sempre acompanhando as reuniões com a equipe da Meta, mas até o momento, as conversas são limitadas a atendimentos individuais. Portanto, ao ativar o WhatsApp oficial, não será possível criar grupos, e tentativas de usar esse número em grupos resultarão em erro.

Não será mais necessário. Com a Octadesk, você pode ativar o WhatsApp oficial em todos os aparelhos celulares dos televendedores, comprando slots de WhatsApp. Isso é importante para ter controle sobre os atendimentos, evitando a necessidade de questionar colegas sobre o contexto de conversas anteriores. Assim, se alguém estiver de férias e levar o celular, você ainda terá acesso ao histórico de atendimentos na plataforma, garantindo uma visualização completa de tudo que foi conversado.

Para ativar o chatbot, acesse o Octadesk e vá para “Configurações”. Na seção “Outros canais”, selecione “Chat no site”. Você precisará configurar três abas:
Aparência do Chat:

• Personalize as cores de acordo com sua marca e escolha a posição do chat no site.
• Apresentação do Time de Atendimento: Decida se deseja mostrar a equipe disponível e personalize a mensagem de saudação.
• Identificação do Visitante: Escolha como o visitante será identificado e obtenha o código HTML que precisa ser adicionado ao seu site pelo responsável.
  Após inserir o código, o chat estará ativo.

Sim, é simples. Você receberá um código HTML que deve ser inserido no seu site. O responsável pelo site pode copiar esse código ou receber as instruções por email.

Sim, você pode entrar em contato diretamente com o suporte pelo WhatsApp, utilizando o número (11) 96913-9476. Além disso, você pode acessar o chat de suporte diretamente na plataforma do Octadesk.

Sim, temos um passo a passo disponível na nossa base de conhecimento. Esse material inclui informações sobre como ativar o WhatsApp oficial e as etapas necessárias para acessar o gerenciador de negócios do Facebook.

Sim, ao migrar para o WhatsApp Oficial na Octadesk, você perde todo o histórico de conversas. É recomendado fazer backup das conversas em uma conta de Gmail antes de apagar o número.

Sim, você pode alterar o e-mail do usuário a qualquer momento. Também é possível deletar usuários que não estão mais ativos.

Dentro da gestão de contatos, você pode criar campos personalizados, como o nome do vendedor responsável. Ao configurar um bot, você pode direcionar a conversa para o vendedor específico com base na informação associada ao contato.

O número não deixa de existir; ele se transforma em um número de WhatsApp Oficial no servidor da Meta. Você pode usar o aplicativo da Octadesk no celular para responder as mensagens desse número.

No aplicativo do WhatsApp, vá para Configurações e procure a opção de backup. Adicione uma conta do Gmail para armazenar o backup. Lembre-se de fazer o backup em uma conta que não será apagada.

Os modelos de mensagens são utilizados para contatar clientes que não interagiram dentro de uma janela de 24 horas. Portanto, se um cliente não responde, você precisará usar modelos de mensagem para reiniciar o contato. Para campanhas de resgate de compra, isso se aplica da mesma forma.

Quando um cliente entra em contato pelo WhatsApp, a plataforma automaticamente captura o número e associa ao contato dele. Para outros canais, você precisará perguntar diretamente ao cliente.

É possível importar algumas informações de clientes para a Octadesk, incluindo a opção de fazer isso em massa através da gestão de contatos e importação de dados.

Não, ao utilizar o WhatsApp Oficial, você não poderá usar funcionalidades como status, grupos e listas de transmissão.

Com o WhatsApp Oficial, não é possível receber chamadas. No entanto, você pode enviar áudios e fotos por meio da plataforma.

Você pode importar informações como nomes, números de telefone e outros dados de contato. Detalhes específicos podem ser enviados por e-mail.

Hoje não é possível pois o nome do contato fica vinculado com todo o histórico de conversas anteriores, caso seja apagado, todo histórico seria deletado, então a Octa habilitou um campo de “ativado e desativado” que você pode deixar como status do contato

A abertura de demandas funciona de forma automatizada quando um cliente solicita algo específico dentro da plataforma. Por exemplo, se o cliente precisar de uma fatura, ele pode acionar essa opção, e o bot encaminha essa solicitação diretamente para o grupo responsável, como o time financeiro. Assim, o atendimento passa a visualizar essa solicitação e pode dar continuidade ao suporte de maneira rápida e organizada.

O número do WhatsApp, ao ser convertido para a API oficial da Meta, ele passa a operar em um servidor específico, sem acesso a grupos e listas de transmissão. Para preservar arquivos importantes, recomendamos configurar um backup em uma conta secundária do Google.

Sim. Para cadastrar seu número no WhatsApp oficial da Meta via OctaDesk, é necessário que ele esteja desativado em qualquer aplicativo de WhatsApp no celular (seja WhatsApp pessoal ou Business). Isso significa que você precisa acessar as configurações do aplicativo e selecionar “Excluir Conta”. Isso permite que o número seja integrado diretamente aos servidores da Meta, com o uso feito apenas através da plataforma da Octadesk.

O período estimado de validação é de até cinco dias, conforme indicado pela Meta. No entanto, em geral, o processo é instantâneo: ao inserir o código de verificação, o número é validado e ativado imediatamente dentro da plataforma da Octadesk.

Verifique se o subdomínio está correto (você pode encontrar essa informação no canto inferior esquerdo da tela da Octadesk, ao lado do seu nome). Caso persista o erro, envie uma mensagem para o e-mail cs@octadesk.com relatando o problema e informando o subdomínio, assim nossa equipe de suporte poderá auxiliá-lo diretamente.

Sim, a ativação do número no Octadesk pode ser feita a qualquer dia da semana e em qualquer horário.

Quando o número passa por um sistema de PABX, é comum que haja dificuldades na interação para a recuperação do código de verificação, especialmente ao pressionar teclas durante a ligação. Recomendamos verificar a configuração de telefonia e realizar testes, como tentar acessar sistemas que também exijam interação com teclas (por exemplo, bancos). Caso o problema persista, envie um e-mail para cs-octadesk.com explicando o caso para que nosso time de CS e suporte possam ajudá-lo na resolução.

Sim, é possível configurar o bot para identificar se o status dele é cliente, assim, direcionando diretamente para o time ou departamento adequado, sem precisar passar pelas perguntas iniciais. Isso é feito a partir do bloco ‘Valide uma Informação’, a regra será: SE #status-contato FOR IGUAL A Cliente. A regra estando válida, direciona para o departamento, caso contrário, ele irá para o bot normal.

Sim, basta selecionar a opção “número novo” ao configurar o WhatsApp. Se o número tiver URA, é necessário desligar a URA para recebimento do código via Ligação Telefônica. Caso tenha vários ramais, é necessário direcionar para um único ramal para receber o código de ativação.

Sim, mas é necessário definir se cada e-mail terá acesso de administrador ou de agente. Se o e-mail for compartilhado, é preciso usar e-mails separados, pois a plataforma bloqueia o uso simultâneo do mesmo login.

A principal diferença é o acesso geral à plataforma. O administrador tem acesso completo, incluindo a visualização de dashboards de atendimento, enquanto o agente só tem acesso à tela de conversas, e, a definição de notificações em sua própria plataforma.