Chega o final do dia ou de determinado período do mês e você precisa fazer a conferência de tudo que entrou e saiu da sua empresa, não é mesmo? Essa etapa, chamada fechamento de caixa, é fundamental para o controle e gestão financeira da sua empresa.
Você sabe como proceder? Ou precisa melhorar a execução para que seja mais eficiente e rápido? Confira 4 passos especiais que preparamos para você!
O que é fechamento de caixa?
Antes de conhecer os passos que irão lhe guiar rumo a eficiência do fechamento de caixa é essencial entender o conceito.
O fechamento de caixa nada mais é do que garantir a correspondência do saldo final dos recursos financeiros da sua empresa em determinado dia ou período de atividades das informações financeiras, auxilia na tomada de decisões e ajuda a cumprir obrigações fiscais e regulatórias.
Ele é feito seguindo um conjunto de etapas essenciais para garantir a saúde financeira da empresa. Veja agora 4 passos para realizá-lo:
4 passos para o fechamento de caixa
Passo 1: Registre todas as transações
O primeiro passo para o fechamento do caixa é registrar todas as transações financeiras do seu negócio.
Isso inclui:
- vendas,
- despesas,
- recebimentos,
- pagamentos e
- qualquer movimentação de dinheiro.
Para garantir que nada seja esquecido, é importante manter um sistema de registro organizado e detalhado.
Passo 2: Concilie o caixa
Após registrar todas as transações, o próximo passo é a conciliação do caixa.
Isso significa comparar os registros financeiros com o saldo real de caixa, seja em dinheiro físico ou na conta bancária da empresa.
A conciliação ajuda a identificar discrepâncias e erros que podem surgir durante o registro das transações.
Além disso, a conciliação do caixa também ajuda a detectar transações não autorizadas ou fraudes, o que é fundamental para a segurança financeira do seu negócio.
Passo 3: Analise os dados financeiros
Após conciliar o caixa, é hora de analisar os dados financeiros do seu negócio.
A análise financeira é fundamental para entender o desempenho da empresa e tomar decisões estratégicas.
Ela envolve a avaliação de métricas como lucro, margem de lucro, despesas e receitas.
A análise financeira também ajuda a identificar áreas onde você pode cortar despesas ou aumentar receitas.
Por exemplo, se a análise mostra que os custos com fornecedores estão aumentando constantemente, você pode buscar novos fornecedores ou renegociar contratos para reduzir essas despesas.
Passo 4: Feche o caixa e prepare relatórios
O último passo do fechamento de caixa é o fechamento propriamente dito.
Isso envolve o cálculo do saldo final do caixa e a preparação de relatórios financeiros.
Esses relatórios são essenciais para a tomada de decisões e para a prestação de contas a investidores, sócios e órgãos reguladores.
O fechamento do caixa também envolve o arquivamento de documentos financeiros, como notas fiscais e comprovantes de pagamento.
Manter uma documentação organizada é fundamental para cumprir obrigações fiscais e regulatórias, além de facilitar auditorias e revisões financeiras.
E para facilitar todas essas etapas conte com ferramentas tecnológicas.
São elas que darão maior eficiência e rapidez para sua operação.
Confira:
Ferramentas tecnológicas para o fechamento de caixa
Antigamente, era comum empreendedores utilizarem o caderninho em papel para anotar as informações financeiras do negócio.
Embora ainda seja utilizado, foi se abrindo espaço para as soluções digitais conforme a tecnologia foi sendo inserida em todas as operações, inclusive as empresariais.
Conheça agora alguns exemplos de ferramentas tecnológicas que auxiliam no processo do fechamento de caixa:
-
Planilhas online
Excel: Embora não seja uma ferramenta específica de contabilidade, o Excel é amplamente utilizado para criar relatórios financeiros personalizados e realizar cálculos complexos.
Google Sheets: Uma alternativa online ao Excel, o Google Sheets facilita a colaboração em tempo real e o compartilhamento de relatórios financeiros com outros membros da equipe.
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Power BI
Permite que você crie painéis personalizados para visualizar os dados de forma clara e intuitiva. Isso facilita a identificação de tendências, oportunidades e desafios financeiros.
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Sistema de gestão ERP
Os Sistemas de Gestão ERP englobam as soluções apresentadas anteriormente e permitem, por exemplo:
- Geração de relatórios de fechamento de caixa completos e detalhados;
- Conferência automática de todas as entradas e saídas de dinheiro;
- Identificação de erros ou fraudes;
Em relação a este último item, é possível que você restrinja o acesso das operações de caixa às pessoas que realizam essas funções.
Do mesmo modo, quando dados que fogem ao padrão são inseridos, o sistema chama a atenção para isso, permitindo a correção do erro.
O uso da tecnologia no fechamento do caixa oferece uma série de benefícios significativos para o seu negócio. Aqui estão alguns dos principais deles:
Benefícios do uso da tecnologia para fechar o caixa do seu negócio
O uso da tecnologia no fechamento do caixa oferece uma série de benefícios significativos para o seu negócio. Aqui estão alguns dos principais benefícios:
- Eficiência: As ferramentas tecnológicas automatizam tarefas repetitivas, economizando tempo e reduzindo a chance de erros humanos. Isso permite que sua equipe se concentre em tarefas mais estratégicas.
- Precisão: A automação e a integração de sistemas garantem que os registros financeiros sejam precisos e consistentes, evitando discrepâncias que podem levar a erros contábeis.
- Agilidade: Com a tecnologia, você pode acessar seus dados financeiros de qualquer lugar, facilitando a tomada de decisões ágeis e a resposta a eventos financeiros inesperados.
- Segurança: As ferramentas tecnológicas geralmente oferecem medidas de segurança avançadas, como autenticação de dois fatores e criptografia, protegendo seus dados financeiros contra ameaças cibernéticas.
- Melhor tomada de decisão: Com análises financeiras mais precisas e visuais, você pode tomar decisões mais informadas e estratégicas para o seu negócio.
Em resumo, o fechamento de caixa é um processo fundamental para a saúde financeira do seu negócio, e o uso de ferramentas tecnológicas pode torná-lo mais eficiente e preciso.
Ao seguir os quatro passos essenciais e aproveitar as vantagens da tecnologia, você estará mais bem preparado para gerenciar suas finanças de forma eficaz e promover o sucesso contínuo do seu empreendimento.
Lembre-se de que a tecnologia está sempre evoluindo, portanto, esteja aberto a explorar novas ferramentas e atualizar seus processos para manter sua operação financeira fluida e eficaz.
Conte com a ConnectPlug para lhe acompanhar nessa jornada!
