Conheça os principais itens que devem estar presentes no dia a dia de todo empreendedor para o desenvolvimento da empresa e a conquista de melhores resultados
Contar com um checklist do empreendedor é uma ótima solução para gestores e empresários, ainda mais quando se trata da otimização de processos na empresa.
Afinal de contas empreender não é fácil, não é mesmo?
O dia a dia de empreendedores é cheio de decisões, acertos operacionais e relações com colaboradores, clientes e fornecedores.
Ter em mãos uma lista com os principais itens e caminhos a serem seguidos auxilia as pessoas que estão à frente de uma empresa a decidir os rumos do negócio para encontrar as melhores ferramentas para a conquista de seus objetivos.
Pensando nisso, trouxemos este conteúdo para ajudar você, empreendedor, com um checklist prático para desenvolver a operação da empresa e conquistar melhores resultados.
Vamos lá?
O que é otimização de processos
Inicialmente, é necessário entender o conceito de otimização e de processos.
Toda e qualquer atividade que é realizada em sua empresa é um processo.
Seja ele: administrativo, financeiro, operacional, atendimento, entre outros.
São exemplos de processos em uma empresa: o atendimento aos seus clientes e fornecedores, a forma como ocorrem as vendas da empresa, o balanço das entradas e saídas das finanças do negócio, dentre outros.
Já a otimização é o conjunto de melhorias que podem ser aplicadas nos processos da empresa. E podem ser relacionadas ao:
- Tempo de execução de cada atividade
- Utilização de menos recursos, humanos e financeiros
- Maior controle operacional
- Diminuição de falhas
- Aproveitamento de oportunidades
Com isso, podemos definir a otimização de processo como o entendimento de cada atividade do negócio e a busca pelo aperfeiçoamento delas.
Agora que você já conhece o conceito de otimização de processos, confira o checklist do empreendedor que preparamos para que o caminho para estas melhorias seja mais fácil e claro!
Checklist do empreendedor: otimizando processos na empresa
Entendido o que é otimização de processos, você deve estar pensando: mas como faço isso?
Existem vários caminhos a serem seguidos para conquistar este desenvolvimento operacional em sua empresa, levando em conta o tempo de atuação do negócio, o porte da empresa e até mesmo o setor em que ela atua.
Porém, alguns itens são comuns para que todas as empresas otimizem seus processos. E é com eles que é formado o checklist do empreendedor.
Confira os principais deles:
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Mapeie as atividades do negócio
O primeiro passo para melhorar os processos da empresa é entender quais são elas.
Liste cada setor da empresa, quais são as atividades e os responsáveis por cada uma delas.
Assim ficará mais fácil seguir com as melhorias.
2. Analise a situação de cada setor
Feito o mapeamento das atividades, analise como cada uma delas está.
Se existe algum ponto que está falhando, se tem algum funcionário sobrecarregado, entre outros pontos que só o empreendedor conhece do dia a dia da operação.
3. Trace metas claras e objetivas
Com a análise da situação de cada um dos setores e operações da empresa é hora de recalcular a rota para otimizar os processos.
Para isso, trace metas claras e objetivas. Entendendo o que é viável e em qual período de tempo é necessário conquistar cada uma delas.
Outro ponto essencial é conseguir medir o avanço das otimizações. Por isso, é essencial o monitoramento constante.
4. Envolva os colaboradores
Nada melhor para o seu negócio do que contar com equipes envolvidas e cientes do seu papel na operação da empresa.
Por isso, envolva seus colaboradores na otimização dos processos.
Invista na comunicação direta, ouvindo o que eles pensam e tem a dizer sobre suas atividades e formas que elas estão sendo executadas.
Quem está na linha de frente das atividades tem uma percepção mais próxima da realidade, o que contribui para que os gestores do negócio tomem decisões mais acertadas e justas.
5. Invista em tecnologia
Outro ponto essencial no checklist do empreendedor voltado para a otimização de processos é o investimento em tecnologia.
Independente do setor de atuação do seu negócio insira ferramentas tecnológicas em sua operação.
Algumas sugestões que devem ficar no seu radar são:
1 – Utilizar assistentes virtuais (chatbots) para o atendimento online no seu site ou plataformas;
2 – Implantar/utilizar um sistema PDV para controlar a entrada de todas as vendas da sua empresa e emissão de notas fiscais;
3 – Implantar/utilizar um software que centralize todas as informações e dados do negócio – conhecido como Sistema de Gestão ERP.
São muitas as ferramentas que podem acelerar os processos e resultados do seu negócio.
Basta encontrar as que mais se adequem às suas necessidades.
Viu só quantas melhorias são possíveis para a otimização de processos?
Veja a seguir os principais benefícios de desenvolver suas atividades!
Benefícios da otimização de processos
O conceito de otimização já é o principal motivo de buscar aplicá-lo em seu negócio.
Afinal de contas, quem não quer melhorar, não é mesmo?
Porém, existem vários benefícios que podem ser conquistados com a aplicação destas melhorias em seus processos.
Os principais deles são:
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Fortalecimento da cultura empresarial
Uma empresa com processos padronizados e incorporados por todos os colaboradores contribui para o fortalecimento da cultura empresarial do negócio.
Assim, fica mais fácil a adequação de cada funcionário dentro da empresa para saber exatamente o que precisa ser feito na atividade específica e como ela contribui para o resultado do todo.
Gerando uma cultura empresarial forte.
2. Maior retenção de talentos e parcerias comerciais
Com o maior entendimento de cada processo e do papel desempenhado na empresa, cada funcionário se sente valorizado e com potencial de crescimento profissional.
Diminuindo a entrada e saída constante de colaboradores e maior retenção de talentos no negócio.
Além disso, esta visão é repassada aos fornecedores e parceiros comerciais.
Assim, a empresa é vista internamente e também por clientes e fornecedores como segura e sustentável.
3. Maiores ganhos
Todas estas melhorias têm como objetivo final o lucro.
Este é o principal e mais fácil resultado de ser mensurado pelo empreendedor.
Com o mapeamento de cada atividade desenvolvida pela empresa fica fácil identificar onde está havendo a maior perda de recursos e oportunidades, além de poder ser feitas melhorias acertadas para alinhar as expectativas.
Por exemplo: se o setor comercial está tendo pouco resultado, algumas questões podem ser revistas, por exemplo:
- Abordagem aos clientes
- Canais de comunicação utilizados
- Experiência do usuário com o produto
- Alinhamento de preço X percepção de valor
Entre outras questões que o empreendedor, junto às equipes, pode mapear e testar novas alternativas.
A otimização de processos é feita com testes e melhorias constantes para a conquista do resultado final: lucro.
E com a aplicação do conjunto de itens do checklist do empreendedor fica mais fácil e objetivo conquistar melhores resultados para todos.
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