Arquivo para atendimento ao cliente WhatsApp - Blog do Polvo

Qual é a primeira palavra que você pensa quando ouve falar em "frases prontas para atendimento ao cliente"? Eu imagino que se trata de um atendimento rápido, mas com foco total no cliente. O atendimento ao cliente no WhatsApp, tem suas particularidades, mas é possível atingir resultados excelentes com essas frases. Oferecer a melhor experiência é uma tarefa desafiadora para qualquer profissional de atendimento ao cliente. Sem dúvida, o atendimento ao cliente é algo que pode diferenciar sua empresas das demais, já que há produtos idênticos surgindo no mercado de tempos em tempos. Pensando nisso, quero ajudar você a conversar com seus clientes de forma leve e descomplicada, não só em momentos tranquilos, mas também em momento de crise. Além de aprender como enviar mensagem automática para cliente, você também vai aprender como não deve ser o atendimento ao cliente no WhatsApp. Todo o time que utiliza frases prontas para atendimento ao cliente no WhatsApp vai se destacar. Isso porque o que os consumidores mais querem é agilidade no atendimento. Esse fato vai não apenas atrair novos consumidores como também fidelizar os clientes existentes. Vantagens de fazer atendimento ao cliente via WhatsApp Mensagem de boas-vindas para clientes no WhatsApp Conexão com o cliente Entendimento do problema do cliente Resolução do problema Instrução ao cliente Mensagem de espera Mensagem de ausência Agradecimento ao cliente Para clientes irritados Despedida Mensagem de vendas Cobrança para cliente WhatsApp Frases para colher feedbacks dos clientes Frases prontas para gerar atração de clientes Como não deve ser o atendimento ao cliente via WhatsApp Frases prontas para atendimento ao cliente traz resultados? Como fazer na prática Boa leitura! As frases prontas de atendimento ao cliente que você vai conhecer são... Boas-vindas, conexão, entendimento, resolução de problema, instrução, espera, ausência, agradecimento, clientes irritados, despedida, vendas, cobrança, feedback, atração e gerador de link. Vantagens de fazer atendimento ao cliente WhatsApp O WhatsApp tem se tornado o nº1 dos canais de atendimento ao cliente. Mas todo esse sucesso se deve ao fato de que já somos 2 bilhões de usuários no aplicativo, então, as empresas notaram que também deveriam estar nele. Os benefícios são muito significativos: Acessibilidade e facilidade de uso: O aplicativo é fácil de usar e acessível, uma vez que só é necessário um aparelho celular. Além disso, não é necessário baixar aplicativos adicionais para falar com a empresa, pois as empresas estão onde os clientes estão. Agilidade: O atendimento via WhatsApp é mais ágil porque apenas um atendente pode falar com diversas pessoas ao mesmo tempo. Praticidade e flexibilidade: É possível enviar imagens, áudios e vídeos, o que facilita a comunicação. No telefone, por exemplo, você não consegue enviar imagens para tornar uma explicação mais fácil de entender. Engajamento: Os usuários tendem a visualizar as mensagens porque tem conhecimento das empresas que possuem seu número, diferente do que acontece com os e-mails. Humanização: Mesmo com o uso de chatbots, ainda é possível optar pela humanização, já que é possível utilizar uma linguagem mais fluída, emojis e figurinhas. Personalização: No WhatsApp, os clientes podem tirar suas dúvidas e obter informações de forma personalizada. Comunicação transparente e segura: O uso do WhatsApp permite que os clientes saibam que estão falando com uma empresa, o que dá mais segurança para passar informações pessoais. Centralização das informações: O WhatsApp também pode ser integrado a um sistema que centraliza a comunicação, assim, você consegue atender muito mais rapidamente. Métricas e relatórios: Extrair dados do seu atendimento é muito importante para entender o que acontece com a sua empresa. O WhatsApp Business e sistema de atendimento integrado ao WhatsApp podem te fornecer esses insights. Aumento das vendas: o WhatsApp pode ser um canal adicional para tirar as dúvidas dos seus clientes e aumentar a conversão de vendas da sua loja virtual. Se você ainda tem dúvidas sobre essa estratégia, confira este guia completo que vai te ensinar a como vender pela Internet e potencializar o seu negócio. Frases prontas para atendimento ao cliente WhatsApp Mensagem de boas-vindas para clientes no WhatsApp Nem preciso dizer que você deve atender um cliente da mesma forma que gostaria que te atendessem, certo? Sendo assim, sua mensagem de saudação no Whatsapp deve ser criativa. A primeira coisa a lembrar nessa etapa é que a gentileza é a chave de tudo. Envie a mensagem e não faça tantas perguntas logo de cara. Espere a pessoa se ambientar e dizer o que ela precisa da sua empresa. Você ainda não sabe o gênero da pessoa com quem você iniciou o atendimento via WhatsApp, então, opte por frases neutras. O que escrever na mensagem de saudação para clientes no WhatsApp? Boas-vindas a ! O que eu posso fazer por você hoje? Boas-vindas a ! Como posso te ajudar? Me conta o que aconteceu e o que você precisa ? Olá, tudo bem? Meu nome é , irei fazer o seu atendimento hoje. Me conta como posso ajudar você hoje! Olá, tudo bem? Meu nome é e estou à sua disposição. Primeiro, quero entender melhor o motivo do seu contato para que eu possa ajudar você! Hey, aqui é . Conte tudo e não me esconda nada, vou ajudar você no que precisar! O que falar no lugar de "Posso ajudar"? Quero ajudar você. Poderia me contar o que está acontecendo? Gostaria de ajudar você a solucionar esse problema. Poderia me dar mais detalhes? Mensagem de conexão com o cliente Preste atenção ao que o cliente fala e se conecte com ele. Você vai notar o quanto essa prática faz diferença. Imagina! Você não está sozinho, essa dúvida é bem comum por aqui! Ótima escolha. Eu, particularmente, amo esse produto que você escolheu! Eu adorei seu nome, sério! Como está o tempo por aí? Por aqui estamos todos debaixo do ar condicionado! Você está em dúvidas, quer ajuda? Posso te mandar 3 fotos para você visualizar como utilizar o produto no dia a dia! Mensagem de entendimento do problema do cliente Crie o hábito de confirmar tudo o que os clientes falarem para você. Às vezes, o que você entende é diferente do que de fato é. , confirma para mim se entendi o que você me explicou. . , quero entender melhor. Vou te fazer umas perguntinhas rápidas para eu não errar no seu atendimento, ok? Certo, vou repassar com você o que me contou, só para eu ter certeza que entendi bem, ok? Entendido. Então, você acredita que está acontecendo por causa ? Ok, eu entendi o que aconteceu. Aguarde um momento que vou buscar uma solução para você. Mensagem de resolução do problema Nunca diga que o cliente está errado logo de cara. Há formas mais gentis de se dizer, sem dizer. Entendeu? Por exemplo, diante de uma reclamação sobre uma peça quebrada, mostre outras razões que podem ter ocasionado a quebra. Independente do problema, mostre para o cliente que você se importa. Além disso, informe o que será feito (se for o caso) e quanto tempo vai levar. Não deixe o cliente sem nenhuma informação sobre a resolução do caso. É bom alinhar as expectativas a fim de não frustrar a pessoa atendida. Entendo o que aconteceu e como você se sente em relação a esse problema. Vou me esforçar para resolver isso o quanto antes. Dentro de te dou uma resposta definitiva, ok? Sinto muito que isso tenha acontecido com você! Mas não se preocupe porque podemos resolver isso agora. Você poderia, por gentileza, aguardar ? Compreendo o seu problema e a partir de agora ele é meu também. Vou conversar com a equipe como podemos resolvê-lo. Eu entro em contato para te informar como estamos avançando, ok? Sinto muito que isso tenha acontecido. Eu me comprometo a cuidar do seu caso. Aguarde enquanto resolvo esse problema. Vamos resolver isso já! Mensagem de instrução ao cliente Caso o problema possa resolvido pelo próprio cliente, dê as instruções de forma clara, de modo que seja inteligível para qualquer pessoa. Afinal, a experiência do cliente precisa existir em cada ponto de contato com a sua empresa. Se o texto de instrução for muito grande, pule linhas para ser mais fácil de visualizar. Vamos por partes, primeiro você vai fazer . Tudo o que você precisa fazer é . Vamos resolver juntos(as) essa. É só . Para resolver essa você vai levar . Vamos lá? . Podemos falar com vídeo? Assim eu te mostro exatamente o que fazer. Mensagem de espera Eu já comentei no tópico de mensagens de resolução sobre a necessidade de informar o cliente sobre o tempo que alguma ação vai levar. Mesmo que demore, abuse da sinceridade. Sendo assim, como pedir para o cliente esperar? Estamos trabalhando nessa questão, mas é provável que o sistema volte ao ar dentro de . Estou resolvendo seu problema, aguarde . Verifiquei que vou conseguir resolver essa questão dentro de . Enquanto isso, que tal dar uma olhada ? Sem dúvida, vamos resolver isso, mas você vai precisar esperar , ok? Vou resolver isso para você. Dentro de eu retorno, ok? Mensagem de ausência Olá! Obrigada por entrar em contato com a . No momento todos os nossos atendentes estão descansando para te atender melhor no próximo horário disponível. Olá, no momento não poderemos nos falar. Nosso time atende de segunda a sexta, das 8h às 18h! Olá! É uma pena que não possamos nos falar agora. Nosso atendimento é de segunda a sexta, das 8h às 18h. Enquanto isso, que tal dar uma olhadinha em nossas promoções do site? No momento todos os nossos atendentes estão indisponíveis. Mas se é cupom de desconto que você precisa, aqui vai um: PARAVOCE10. Nos falamos em breve! Olá, no momento não estamos online. Nosso time atende de segunda a sexta, das 8h às 18h! Mensagem de agradecimento ao cliente Apesar de um agradecimento não parecer grande coisa, mostre gratidão ao cliente por algum feedback, sugestão, indicação ou apenas por ser cliente. Aqui vai algumas frases prontas de agradecimento ao cliente! Definitivamente você é um cliente nota 10! Obrigada pela sugestão que você deu. Com certeza isso vai ser passado para a nossa diretoria! Muito obrigada(o) pelo seu feedback. É muito importante que você saiba que vamos trabalhar nessa questão porque queremos ser melhores para que você continue com a gente! Muito, muito obrigada(o) por indicar a para outras pessoas! Conte com a gente sempre que precisar! Obrigada(o) por escolher a . Você é muito importante para nós! ? Ah que ótimo saber que você está gostando dos nossos serviços! Muito obrigada(o) pelo seu feedback! Mensagem para clientes irritados Talvez, os clientes estejam irritados com razão, às vezes, não. Independente do que seja, use a seguinte fórmula: D + D + D ? Desarmar: é do nosso instinto se irritar com alguém, mesmo que seja para não ficar por baixo. Mas a ação que você vai tomar nesse caso, é respirar fundo e praticar a empatia com o seu cliente. Peça desculpas e mostre que se importa com a situação. Sinto muito que isso tenha acontecido e peço desculpas. Quero entender como posso te ajudar, você poderia descrever o que houve? Minhas sinceras desculpas a você. Me conta tudo o que aconteceu, assim vou trabalhar na resolução do seu problema o mais rápido possível. Peço desculpas pelo ocorrido. Quero que saiba que vou fazer o melhor para resolver isso. Você poderia me contar o que aconteceu? Peço perdão por isso. Você poderia me contar com detalhes o que houve? Diagnosticar: depois de conseguir acalmar a situação, pergunte tudo o que puder para o seu cliente para entender o que aconteceu. Descrever: o último passo é descrever tudo o que você conseguiu extrair da conversa, a fim de evitar algum mal entendido. Mensagem de despedida Tão importante quanto a mensagem de boas-vindas é a mensagem de despedida do cliente. Em hipótese alguma se despeça antes de saber se a pessoa precisa de mais alguma coisa. , posso ajudar você em algo mais? , obrigada(o) pelo seu contato. Se você precisar de mais alguma coisa, entre em contato novamente. Será um prazer ajudar você! , foi um prazer falar com você. Se houver algo mais em que eu possa ajudar, estou aqui! Espero ter conseguido fazer um sorriso aparecer em seu rosto. Se eu puder te ajudar em algo mais, me avise! ? Depois de se certificar que o atendimento via WhatsApp pode ser finalizado, diga: Tchau, . Até logo! Até logo, . Tenha um ótimo dia/tarde/noite! Tchau, tchau! É sempre um prazer falar com você! Até mais! Obrigada(o) por tudo ? Mensagem de vendas Vendas via WhatsApp pode parecer sensível porque você não consegue ver a reação da pessoa do outro lado. Portanto, não insista muito se sentir que não há interesse da pessoa em prosseguir com a conversa. Tenho um cupom de x% desconto especial para você hoje. Se quiser aproveitar, é só usar o PARAVOCE! Temos alguns produtos similares que talvez você goste. Quer dar uma olhada? Que tal testar o sistema? Você tem 7 dias grátis a partir da data de cadastro. Notei que pode ter mais a ver com a sua empresa. O que acha de dar uma olhada antes de se decidir? Mensagem de cobrança para cliente WhatsApp Embora a mensagem de cobrança seja como uma notícia ruim, você pode deixá-la mais leve. Olá, . Notei que seu boleto já venceu. Vamos resolver isso juntos, ok? É só responder essa mensagem e eu envio um boleto atualizado para você ? Olá, . Tudo bem? Poxa, não identifiquei o seu pagamento. O que houve? No que posso ajudar você? Olá, . Tudo bem? Essa mensagem é para lembrar você que o seu boleto vence em . Enquanto isso, continue aproveitando todos os benefícios de cliente VIP! Hey, . Notei que seu boleto já venceu. Qual é a melhor data para você realizar esse pagamento? Espero sua resposta! ? Frases para colher feedbacks dos clientes Olá, aqui é da empresa . Gostaria de saber sua opinião sobre o produto que você comprou! Hey, . Você topa contar para nós como foi a sua experiência com a ? Olá, . Seus produtos chegaram direitinho? O que você achou? Olá, . Vi que você solicitou um atendimento. Você foi bem atendido? Olá, . Gostaria de saber se você está satisfeito com nossos serviços. Tem 1 minutinho para me contar sobre a sua experiência? Se preferir, pode mandar um áudio! Frases prontas para gerar atração de clientes , vi que você iniciou seu teste gratuito. Você poderia me contar o que está buscando? , trouxe alguns conteúdos para você! Olá, vi que você deixou um carrinho de compras em aberto. O que está faltando para você fechar sua compra? , estamos disponibilizando novos cupons de desconto para esse mês. Aproveite! , esse mês tem frete grátis em toda a loja! Agora, veja o que não fazer no seu atendimento via WhatsApp. Como não deve ser o atendimento ao cliente via WhatsApp Lembre-se que o seu atendimento via WhatsApp deve ser o melhor possível. Dessa forma, você vai fidelizar seus clientes e eles passaram não só a continuar comprando da sua empresa, mas também a indicar para outras pessoas. Embora o atendimento ao cliente via WhatsApp pareça ser a coisa mais simples do mundo, há certos erros que devem ser evitados. Acima de tudo, tenha em mente que o cliente é sempre o foco. Ou seja, ele precisa se sentir bem e ter suas demandas resolvidas com o seu atendimento. Cuidado com alguns emojis ou GIFs. Mesmo que sejam divertidos, não cabem em certas situações, por exemplo, em momentos de estresse. A partir do momento que o atendimento começar, não demore em responder às perguntas de seus clientes. Não deixe seus clientes esperando por uma resolução sem que eles saibam o que você tem feito para resolver o problema. Evite mil perguntas de uma vez. Aliás, espere a pessoa responder porque algumas perguntas podem se perder dessa forma. Nunca, jamais envie mensagens sem o consentimento das pessoas. Legal, né? Utilizar frases prontas para atendimento ao cliente traz resultados? Quando você utiliza frases prontas para atendimento ao cliente não significa que você vai tratar todos sem personalização. A verdade é que essas frases podem ter um toque especial de cada atendente e claro, levando em consideração cada cliente. Os resultados a partir dessas frases são: agilidade no atendimento ao cliente, maior número de clientes atendidos, clientes satisfeitos e até mesmo uma venda que acontece mais rapidamente. Agora, veja como funciona na prática! Como começar o seu atendimento no WhatsApp 1. Acesse o site da Octadesk e crie sua conta grátis 2. Configure o WhatsApp 3. Após configurar o WhatsApp, clique em Configurações > Gestão financeira para adicionar outros usuários. 4. Clique em convidar usuários e adicione os e-mails e a função deles dentro do sistema As permissões desses usuários podem ser: Agentes: eles podem realizar atendimentos, mas não podem realizar configurações avançadas Administrador: podem adicionar novas pessoas e fazer todas as configurações requeridas pelos canais de atendimento. 5. Agora, é hora de cadastrar suas mensagens prontas. Clique no ícone de "raio" 6. Por fim, adicione suas mensagens prontas Tem alguma dúvida? Então, clique aqui e chame a nossa equipe no WhatsApp para entender melhor! Será um prazer bater um papo com você. Até logo!

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