Planilha de controle de atendimento ao cliente: ganhe produtividade no seu time

Se você quer que seus clientes se sintam satisfeitos e valorizados, então precisa investir em um atendimento eficiente. Para isso, é importante controlar as solicitações e os dados dos clientes. Aliás, sem isso, você corre o risco de perder informações importantes e gastar muito tempo em tarefas pouco relevantes.

Nesse artigo, vamos te mostrar como é importante controlar os processos de atendimento de maneira precisa e eficiente a fim de elevar o nível que você oferece para os seus clientes.

Se você está se perguntando “Como fazer um controle de atendimento”, você vai poder baixar a planilha de controle de atendimento grátis a seguir.

• Por que utilizar uma planilha de atendimento ao cliente
• Como a planilha de atendimento ao cliente funciona
• O que é o controle de atendimento ao cliente?
• Conheça outra forma de organizar seu atendimento

Boa leitura!

Por que utilizar uma planilha de atendimento ao cliente?

Para um atendimento eficiente, organização e controle são fundamentais. Categorizar conversas, segmentar e priorizar solicitações, monitorar tempo de resposta e quantidade de chamados devem estar no centro da sua estratégia de gestão de atendimento. Algumas vantagens desse modelo de controle são:

• Histórico consistente: um documento único, que agregue e organize todas as conversas, permite construir um histórico consistente das principais reclamações dos clientes. Isso permite que você identifique as necessidades mais imediatas do seu consumidor e fique mais próximo dele;
• Monitoramento de tempo de resposta: sabendo o tempo que seus atendentes demoram para responder às solicitações dos clientes, você pode estabelecer metas para que sua equipe reduza ainda mais o tempo de resposta, tornando seu atendimento mais rápido e eficiente;
• Levantamento de dados relevantes: se você monitora o número de conversas que tem por mês e categoriza essas conversas por tipo, é possível saber qual delas é a mais recorrente. Assim, você consegue fazer um mapeamento do seu negócio, identificando gargalos e oportunidades de melhoria;
• Acessibilidade: quando você controla os dados sobre atendimento, você tem acesso fácil às informações que precisa para responder seu cliente com rapidez e precisão. Muitas vezes, o cliente está impaciente esperando do outro lado da linha e você precisa ser rápido para encontrar as informações;
• Plano estratégico: fazer um controle eficiente do atendimento faz com que você coloque seu atendimento em perspectiva. Assim, é possível identificar, por exemplo, quais os canais mais usados pelos seus clientes. Isso permite que você trace estratégias para melhorar esses canais de contato com seu consumidor.

Se você não controla seu atendimento de forma eficiente, corre o risco de:

• Não saber em que áreas investir: se você não monitora as solicitações dos clientes, não sabe quais suas principais reclamações. Assim, não tem como saber quais as áreas do seu negócio estão deixando a desejar;
• Não saber quais os canais de preferência do seu cliente: se você não conta com um controle de atendimento, não consegue saber quais os canais que seus clientes mais usam. Assim, não sabe em qual deles deve investir mais;
• Gastar muito tempo procurando informações: quando você não conta com um documento único que agregue todos os dados importantes para realizar o atendimento, você fica perdido no meio de dados soltos e repetidos, espalhados por muitos documentos. Com isso, você perde tempo e atrasa seu atendimento, deixando seu cliente impaciente e insatisfeito.

Para controlar as rotinas de atendimento, a melhor alternativa é um sistema de atendimento, mas, caso você ache que ainda não é a hora de adotar esse sistema, te damos uma alternativa: a planilha de controle de atendimento.

Como a planilha de controle de atendimento funciona

A planilha que estamos disponibilizando para você conta com duas abas: registro e configuração.

A parte de registro permite que você preencha os seguintes dados sobre o atendimento:

• Nome do responsável pelo atendimento
• Horário e data de abertura e fechamento do chamado
• Nome do solicitante
• Canal de contato
• Informações de contato do cliente
• Assunto principal da solicitação
• Tipo de solicitação
• Qual a solicitação
• Qual a resposta dada pelo atendente
• Status da solicitação

Ela ainda oferece:

• Gráfico para medição de quantidade de contatos por status
• Gráfico para quantidade de tipos de solicitação

A aba de configuração permite que você organize as informações do registro, oferecendo:

• Lista de tipos de solicitação
• Lista de assuntos
• Canais de contato
• Status do atendimento

Veja o print de parte da nossa planilha:

O que é o controle de atendimento ao cliente?

O controle de atendimento ao cliente reúne dados e informações sobre os atendimentos já realizados. Assim, é possível aumentar a agilidade e produtividade da equipe, além da empresa trazer resultados muito melhores. Inclusive, você pode fazer esse controle de atendimento em um sistema ou uma planilha como essa.

Como fazer controle de atendimento ao cliente?

Conheça outra forma de controlar seu atendimento

Se a sua operação é dinâmica e você entende que uma planilha de atendimento ao cliente não será o suficiente, a solução é contar com a ajuda de um sistema.

O sistema de atendimento vai reunir todas as solicitações de clientes em um só lugar. O melhor de tudo é que seu time pode atender no WhatsApp, Instagram, Messenger, chat no site e e-mail sem precisar ficar com mil abas abertas.

Além dessa facilidade, você vai contar com recursos que agilizam o atendimento como, por exemplo, respostas rápidas e chatbots. Quer descobrir na prática? Faça o teste grátis clicando na imagem abaixo.