Por que adotar o Octadesk ao invés da planilha Excel para cadastro de clientes

By 21 de novembro de 2018Atendimento ao cliente
Conheça uma alternativa para a planilha de cadastro do Excel

O Excel é uma tentação para as empresas. Ele está ali, no computador. Em alguns casos, veio até de graça. É versátil. Parece fácil de usar. Então, porque não usar para tudo? Sim, algumas empresas até usam planilha Excel para cadastro de clientes. Se esse é o seu caso, chegou a hora de parar.

Em vez de usar planilhas de atendimento, adotar um sistema como o Octadesk é uma solução muito mais adequada para essa finalidade. Nesse post, você descobre sete vantagens do Octadesk em relação ao Excel para cadastrar seus clientes. Confira!

1. Reúne outras funcionalidades

Nesse post, nós estamos falando sobre o cadastro de clientes. No entanto, o Octadesk faz muito mais do que isso. Ele é um sistema de help desk e, portanto, a equipe por trás do seu desenvolvimento visa reunir o máximo de funcionalidades úteis para essa atividade, como:

  • Registro de históricos;
  • Criação de tickets automaticamente;
  • Fluxos de trabalho automatizados;
  • Ferramenta para construção de base de conhecimento;
  • Possibilidade de categorizar os tickets, segundo assunto e prioridade.

Com todas essas (e muitas outras) funcionalidades, o Octadesk é uma ferramenta completa e, portanto, tem um excelente custo-benefício.

2. Suas informações ficam centralizadas

Com a planilha Excel para cadastro de clientes, chega um momento em que o arquivo fica grande demais, e você precisa começar a usar várias planilhas diferentes. É claro que isso causa uma boa confusão quando o gestor quer cruzar dados, por exemplo, para um relatório gerencial. Com o Octadesk, todas as suas informações ficam centralizadas. Além disso, os cadastros são fáceis de localizar por meio de buscas, e os relatórios são personalizados e gerados automaticamente.

3. Suas informações ficam seguras

A segurança dos dados dos clientes é um assunto que merece sua total atenção. Usando uma planilha do Excel para cadastro de clientes, é muito fácil que os dados pessoais registrados sofram ataques ou vazamentos. Enquanto isso, o Octadesk oferece mecanismos de segurança mais sofisticados, tanto para permitir o controle de acesso dos próprios usuários do sistema quanto para bloquear tentativas de acesso externas, não autorizadas.

Sobre a segurança interna, lembre-se de que, com o Octadesk, você pode criar usuários com acesso limitado para os seus colaboradores. Assim, eles só vão visualizar ou editar os dados que você autorizar. Em uma planilha, não é possível realizar esse tipo de personalização do acesso.

Também vale a pena comentar que, diferentemente de alguns sistemas open source, o Octadesk passa por atualizações com frequência. Assim, a segurança continua sendo aprimorada e reforçada, especialmente contra novas ameaças virtuais.

4. Permite maior controle

Uma coisa que o Octadesk faz, e que as planilhas do Excel não fazem, é permitir que você saiba quem inseriu ou editou informações e quando isso foi feito. Esse é mais um recurso de segurança, que colabora para evitar atividades mal-intencionadas.

Ainda que não exista nenhuma intenção negativa, é importante saber quem é o responsável pelas informações registradas. Afinal, a pessoa que fez o cadastro do cliente será a mais indicada, por exemplo, para identificar se houve algum erro ou complementar o que foi registrado.

Outro aspecto importante do controle é, simplesmente, para a avaliação da produtividade dos colaboradores. Aliás, como produtividade é muito importante nas atividades que envolvem atendimento ao cliente, o Octadesk inclui até um app próprio para gerenciar as horas trabalhadas por sua equipe.

5. Acessar as informações de qualquer lugar

O Octadesk permite que você, gestor, acesse o sistema de qualquer lugar, bastando, para isso, ter acesso à internet e os seus dados de login na plataforma. Essa é uma grande vantagem para profissionais que estão sempre conectados ao trabalho, mesmo remotamente.

Agora, você pode estar pensando: também é possível acessar uma planilha de qualquer lugar, desde que ela esteja salva em algum serviço de armazenagem em nuvem. E é verdade. O grande problema das planilhas é que elas geralmente não são muito fáceis de manipular em dispositivos móveis, isto é, celular e tablet. Nesse quesito, o Octadesk leva a vantagem.

6. Oferece suporte para sua empresa

Se você encontrou alguma dificuldade com o Octadesk, basta utilizar um dos canais de suporte para resolver seu problema de maneira rápida e eficiente. Você pode falar com a equipe por meio de chat, telefone, e-mail; e também pode usar a base de conhecimento, para encontrar pessoalmente respostas às dúvidas mais simples. Vamos concordar: seria muito mais difícil conseguir suporte para o Excel, não é mesmo?

Além do suporte, a possibilidade de contar com material de apoio para instruir sua equipe no uso do Octadesk também é um diferencial. Um exemplo é o webinar que você confere abaixo.

E, se você acha que a necessidade de treinamento é um ponto negativo, é melhor repensar essa opinião; afinal, a maioria dos profissionais também não sabe usar as funções mais avançadas do Excel, e você precisaria fornecer treinamento da mesma maneira.

7. Possibilidade de reunir mais informações

Justamente porque não é preciso se preocupar com o tamanho do arquivo, o Octadesk estimula os colaboradores a serem bem mais detalhados do que no uso da planilha do Excel para cadastro de clientes. Em outras palavras, é fácil, para os seus colaboradores, incluir mais informações nos cadastros.

Esse pequeno detalhe tem um impacto interessante sobre a qualidade do atendimento. Ao falar com qualquer cliente, sua equipe pode buscar as informações no cadastro para garantir a ele uma experiência mais positiva, personalizando o atendimento. Quanto mais informações houver no cadastro, mais os atendentes poderão tomar decisões inteligentes ao lidar com o cliente.

Com tantas vantagens no Octadesk, você não tem nenhum motivo para continuar usando uma planilha Excel para cadastro de clientes, não é mesmo? Ainda que algumas empresas afirmem que essa opção é mais prática e econômica, os riscos e obstáculos que elas apresentam acabam com seu custo-benefício.

No entanto, se você ainda estiver em dúvida, tudo bem. Que tal ver por si mesmo como o Octadesk funciona e descobrir tudo que ele pode fazer por sua empresa? Faça, agora, o teste gratuito do Octadesk.

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