Planilha de atendimento ao cliente: ganhe produtividade no seu help desk

planilha de atendimento ao cliente

Se você quer que seus clientes se sintam satisfeitos e valorizados, precisa investir em um atendimento eficiente. Para isso, é importante controlar as solicitações e os dados dos clientes. Sem isso, você corre o risco de perder informações importantes e gastar muito tempo em tarefas pouco relevantes. Nesse artigo, vamos te mostrar como é importante controlar os processos de atendimento de maneira precisa e eficiente com o objetivo de elevar o nível você oferece para os seus clientes. No final, te damos um material rico para te ajudar nesse controle: uma planilha de atendimento ao cliente. Confira.

Planilha de atendimento ao cliente

Por que utilizar uma planilha de atendimento ao cliente?

Para um atendimento eficiente, organização e controle são fundamentais. Categorizar chamados, segmentar e priorizar solicitações, monitorar tempo de resposta e quantidade de chamados devem estar no centro da sua estratégia de gestão de atendimento. Algumas vantagens desse modelo de controle são:

  • Histórico consistente: um documento único, que agregue e organize todos os chamados, permite construir um histórico consistente das principais reclamações dos clientes. Isso permite que você identifique as necessidades mais imediatas do seu consumidor e fique mais próximo dele.
  • Monitoramento de tempo de resposta: sabendo o tempo que seus atendentes demoram para responder às solicitações dos clientes, você pode estabelecer metas para que sua equipe reduza ainda mais o tempo de resposta, tornando seu atendimento mais rápido e eficiente.
  • Levantamento de dados relevantes: se você monitora o número de chamados que tem por mês e categoriza esses chamados por tipo, é possível saber qual deles é o mais recorrente. Assim, você consegue fazer um mapeamento do seu negócio, identificando gargalos e oportunidades de melhoria.
  • Acessibilidade: quando você controla os dados sobre atendimento, você tem acesso fácil às informações que precisa para responder seu cliente com rapidez e precisão. Muitas vezes, o cliente está impaciente esperando do outro lado da linha e você precisa ser rápido para encontrar as informações.
  • Plano estratégico: fazer um controle eficiente do atendimento faz com que você coloque seu atendimento em perspectiva. Assim, é possível identificar, por exemplo, quais os canais mais usados pelos seus clientes. Isso permite que você trace estratégias para melhorar esses canais de contato com seu consumidor.

Se você não controla seu atendimento de forma eficiente, corre o risco de:

  • Não saber em que áreas investir: se você não monitora as solicitações dos clientes, não sabe quais suas principais reclamações. Assim, não tem como saber quais as áreas do seu negócio estão deixando a desejar.
  • Não saber quais os canais de preferência do seu cliente: se você não conta com um controle de atendimento, não consegue saber quais os canais que seus clientes mais usam. Assim, não sabe em qual deles deve investir mais.
  • Gastar muito tempo procurando informações: quando você não conta com um documento único que agregue todos os dados importantes para realizar o atendimento, você fica perdido no meio de dados soltos e repetidos, espalhados por muitos documentos. Com isso, você perde tempo e atrasa seu atendimento, deixando seu cliente impaciente e insatisfeito.

Para atendimento, a melhor alternativa é um software, mas, caso você ache que ainda não é a hora de adotar esse sistema, te damos uma alternativa: uma planilha de atendimento.

Como funciona uma planilha de help desk

Como a planilha de atendimento ao cliente funciona

A planilha que estamos disponibilizando para você conta com duas abas: registro e configuração.

A parte de registro permite que você preencha os seguintes dados sobre o atendimento:

  • Nome do responsável pelo atendimento
  • Horário e data de abertura e fechamento do chamado
  • Nome do solicitante
  • Canal de contato
  • Informações de contato do cliente
  • Assunto principal da solicitação
  • Tipo de solicitação
  • Qual a solicitação
  • Qual a resposta dada pelo atendente
  • Status da solicitação

Ela ainda oferece:

  • Gráfico para medição de quantidade de contatos por status
  • Gráfico para quantidade de tipos de solicitação

A aba de configuração permite que você organize as informações do registro, oferecendo:

  • Lista de tipos de solicitação
  • Lista de assuntos
  • Canais de contato
  • Status do atendimento

Veja o print de parte da nossa planilha:

Print da planilha de controle de chamados

tela de configurações da planilha de controle de chamados

Ao longo do nosso artigo, te mostramos como é importante utilizar uma planilha de atendimento ao cliente, caso você queria melhorar seu atendimento ao cliente.

Por isso, você deve começar, hoje mesmo, a utilizar ferramentas que facilitem e melhorem o seu help desk.

Se interessou por nossa planilha? Baixe ela agora mesmo!planilha de atendimento ao cliente