Por que adotar o Octadesk ao invés da planilha Excel para cadastro de clientes

O Excel é uma tentação para as empresas. Ele está ali, no computador. Em alguns casos, veio até de graça. É versátil. Parece fácil de usar. Então, porque não usar para tudo? Sim, algumas empresas até usam planilha Excel para cadastro de clientes. Se esse é o seu caso, chegou a hora de parar.

Em vez de usar planilhas de atendimento, adotar um sistema como o Octadesk é uma solução muito mais adequada para essa finalidade. Nesse post, você descobre sete vantagens do Octadesk em relação ao Excel para cadastrar seus clientes. Confira!

• 1. Reúne outras funcionalidades
• 2. Suas informações ficam centralizadas
• 3. Suas informações ficam seguras
• 4. Permite maior controle
• 5. Acessar as informações de qualquer lugar
• 6. Oferece suporte para sua empresa
• 7. Possibilidade de reunir mais informações

Boa leitura!

1. Reúne outras funcionalidades

Nesse post, nós estamos falando sobre o cadastro de clientes. No entanto, o Octadesk faz muito mais do que isso. Ele é um sistema de help desk e, portanto, a equipe por trás do seu desenvolvimento visa reunir o máximo de funcionalidades úteis para essa atividade, como:

• Registro de históricos;
• Criação de tickets automaticamente;
• Fluxos de trabalho automatizados;
• Ferramenta para construção de base de conhecimento;
• Possibilidade de categorizar os tickets, segundo assunto e prioridade.

Com todas essas (e muitas outras) funcionalidades, o Octadesk é uma ferramenta completa e, portanto, tem um excelente custo-benefício.

2. Suas informações ficam centralizadas

Com a planilha Excel para cadastro de clientes, chega um momento em que o arquivo fica grande demais, e você precisa começar a usar várias planilhas diferentes. É claro que isso causa uma boa confusão quando o gestor quer cruzar dados, por exemplo, para um relatório gerencial. Com o Octadesk, todas as suas informações ficam centralizadas. Além disso, os cadastros são fáceis de localizar por meio de buscas, e os relatórios são personalizados e gerados automaticamente.

3. Suas informações ficam seguras

A segurança dos dados dos clientes é um assunto que merece sua total atenção. Usando uma planilha do Excel para cadastro de clientes, é muito fácil que os dados pessoais registrados sofram ataques ou vazamentos. Enquanto isso, o Octadesk oferece mecanismos de segurança mais sofisticados, tanto para permitir o controle de acesso dos próprios usuários do sistema quanto para bloquear tentativas de acesso externas, não autorizadas.

Sobre a segurança interna, lembre-se de que, com o Octadesk, você pode criar usuários com acesso limitado para os seus colaboradores. Assim, eles só vão visualizar ou editar os dados que você autorizar. Em uma planilha, não é possível realizar esse tipo de personalização do acesso.

Também vale a pena comentar que, diferentemente de alguns sistemas open source, o Octadesk passa por atualizações com frequência. Assim, a segurança continua sendo aprimorada e reforçada, especialmente contra novas ameaças virtuais.

4. Permite maior controle

Uma coisa que o Octadesk faz, e que as planilhas do Excel não fazem, é permitir que você saiba quem inseriu ou editou informações e quando isso foi feito. Esse é mais um recurso de segurança, que colabora para evitar atividades mal-intencionadas.

Ainda que não exista nenhuma intenção negativa, é importante saber quem é o responsável pelas informações registradas. Afinal, a pessoa que fez o cadastro do cliente será a mais indicada, por exemplo, para identificar se houve algum erro ou complementar o que foi registrado.

Outro aspecto importante do controle é, simplesmente, para a avaliação da produtividade dos colaboradores. Aliás, como produtividade é muito importante nas atividades que envolvem atendimento ao cliente, o Octadesk inclui até um app próprio para gerenciar as horas trabalhadas por sua equipe.

5. Acessar as informações de qualquer lugar

O Octadesk permite que você, gestor, acesse o sistema de qualquer lugar, bastando, para isso, ter acesso à internet e os seus dados de login na plataforma. Essa é uma grande vantagem para profissionais que estão sempre conectados ao trabalho, mesmo remotamente.

Agora, você pode estar pensando: também é possível acessar uma planilha de qualquer lugar, desde que ela esteja salva em algum serviço de armazenagem em nuvem. E é verdade. O grande problema das planilhas é que elas geralmente não são muito fáceis de manipular em dispositivos móveis, isto é, celular e tablet. Nesse quesito, o Octadesk leva a vantagem.

6. Oferece suporte para sua empresa

Se você encontrou alguma dificuldade com o Octadesk, basta utilizar um dos canais de suporte para resolver seu problema de maneira rápida e eficiente. Você pode falar com a equipe por meio de chat, telefone, e-mail; e também pode usar a base de conhecimento, para encontrar pessoalmente respostas às dúvidas mais simples. Vamos concordar: seria muito mais difícil conseguir suporte para o Excel, não é mesmo?

Além do suporte, a possibilidade de contar com material de apoio para instruir sua equipe no uso do Octadesk também é um diferencial. Um exemplo é o webinar que você confere abaixo.

E, se você acha que a necessidade de treinamento é um ponto negativo, é melhor repensar essa opinião; afinal, a maioria dos profissionais também não sabe usar as funções mais avançadas do Excel, e você precisaria fornecer treinamento da mesma maneira.

7. Possibilidade de reunir mais informações

Justamente porque não é preciso se preocupar com o tamanho do arquivo, o Octadesk estimula os colaboradores a serem bem mais detalhados do que no uso da planilha do Excel para cadastro de clientes. Em outras palavras, é fácil, para os seus colaboradores, incluir mais informações nos cadastros.

Esse pequeno detalhe tem um impacto interessante sobre a qualidade do atendimento. Ao falar com qualquer cliente, sua equipe pode buscar as informações no cadastro para garantir a ele uma experiência mais positiva, personalizando o atendimento. Quanto mais informações houver no cadastro, mais os atendentes poderão tomar decisões inteligentes ao lidar com o cliente.

Com tantas vantagens no Octadesk, você não tem nenhum motivo para continuar usando uma planilha Excel para cadastro de clientes, não é mesmo? Ainda que algumas empresas afirmem que essa opção é mais prática e econômica, os riscos e obstáculos que elas apresentam acabam com seu custo-benefício.

No entanto, se você ainda estiver em dúvida, tudo bem. Que tal ver por si mesmo como o Octadesk funciona e descobrir tudo que ele pode fazer por sua empresa? Faça, agora, o teste gratuito do Octadesk.