Gestão de atendimento: quando contratar um sistema?

Você sabe qual é a importância da gestão de atendimento para uma empresa? Empresas pequenas, médias e grandes têm necessidades diferentes quando o assunto é o relacionamento com o cliente.

Todas elas, porém, devem estar atentas para oferecer uma experiência completa para os consumidores. Nesse contexto, o que pode garantir o sucesso das marcas junto aos consumidores é, justamente, um software de gestão de atendimento.

Se você está em dúvida sobre otimizar o atendimento ao cliente na sua empresa confira o artigo que preparamos e descubra qual o momento de adotar um sistema de atendimento!

Gestão de atendimento: o melhor momento para adotar um software

Nem sempre é fácil identificar quando é preciso adotar um sistema de gestão de atendimento. Para te ajudar nesse processo, listamos alguns problemas que sua empresa pode estar enfrentando. Eles atestam que chegou a hora de você organizar o seu atendimento usando um sistema especializado. Confira.

Sua equipe está perdida, improdutiva e sobrecarregada

A equipe de atendimento é um dos setores mais impactados com os efeitos diários do crescimento da empresa. Quanto maior o sucesso do negócio, mais clientes entram em contato para conhecer a instituição, tirar dúvidas ou reclamar. Consequentemente, a demanda do atendimento cresce em velocidade exponencial.

A falta de tempo para oferecer um suporte adequado, atrasos nas respostas ao cliente, aumento de reclamações e tarefas esquecidas são resultados diretos do aumento do trabalho em função do crescimento da empresa. Se isso estiver acontecendo com sua equipe de suporte, é hora de considerar a necessidade de obter um software especializado em gestão de atendimento a clientes.

Alto volume de solicitações e falta de organização

Sua empresa está crescendo e, a cada dia, recebe mais e mais solicitações dos clientes? Você está com dificuldade de responder a todos os seus clientes em um tempo aceitável? Então, talvez seja a hora de delegar a organização do seu atendimento a um sistema especializado!

Um sistema de atendimento permite acompanhar as demandas de forma mais organizada, porque elas ficam reunidas em um só local. Todos os membros da equipe conseguem acompanhar os chamados e colaborar com informações e feedbacks. Também é possível explorar ações automáticas de disparo de lembretes ou e-mails, evitando, assim, que tarefas sejam esquecidas e que os clientes fiquem sem resposta.

As solicitações levam muito tempo para serem respondidas

Se sua equipe perde muito e deixa de fazer tarefas que poderiam contribuir mais para o crescimento da empresa, então é hora de rever sua gestão de atendimento.

O tempo gasto em tarefas manuais poderia ser usado para investir em resultados importantes para a empresa. Deixe a tecnologia fazer parte do cenário da sua equipe e crie bibliotecas de respostas pré-definidas e mensagens automáticas para manter o padrão de agilidade no seu atendimento.

Além disso, para auxiliar sua equipe, sistemas de atendimento contam com fluxos de trabalho (workflow), tornando as tarefas mais fluidas, rápidas e eficientes, evitando a perda ou a duplicação de informações importantes e retrabalho.

Para saber mais sobre eficiência em atendimento ao cliente, assista a essa e-Talk, patrocinado pela Endeavor Brasil:

Sua empresa não tem controle sobre prazos

Poucas coisas irritam tanto um cliente quanto não ter suas solicitações atendidas com rapidez, gerando frustração e insatisfação com o serviço prestado pela empresa.

Se sua equipe está sobrecarregada, é possível que deixe passar prazos importantes. Também é possível que você perca os prazos, simplesmente, pois não tem um local único para organizá-los.

A boa notícia é que um software de gestão permite definir e controlar prazos! Para otimizar as respostas, é possível monitorar o tempo pelo qual os chamados estão em aberto e gerenciar a resolução de cada ocorrência. Para te ajudar ainda mais, é possível criar relatórios instantâneos e padronizados, além de acompanhar as métricas de resultados da sua empresa.

Dados espalhados ou perdidos

Você anota os dados dos clientes em documentos diferentes? Sua empresa está se expandindo e você não lembra mais onde anotou as informações daqueles primeiros clientes?

Se você está passando por isso, imagine se sua equipe precisar ter acesso rápido aos dados de um cliente e eles não estarem lá. Qual seria o resultado? Um clientes irritado e insatisfeito. Para aliviar a situação, esse é um momento oportuno para contratar um sistema de atendimento.

Por isso, certifique-se de garantir a organização dos dados do seu cliente. Nada mais incômodo para ele do que ficar repetindo as informações. Ao centralizar as informações em um único local, o atendimento fica muito mais rápido e certeiro.

Assim, não será mais necessário consultar e-mails antigos, papeladas ou agendas. Tudo vai estar a um clique do funcionário e as interações com o cliente serão mais satisfatórias.

Invista na gestão de atendimento

Uma das principais razões para investir em um sistema de gestão de atendimento é ajudar a sua empresa a ampliar suas operações de apoio e aproveitar melhor o tempo dos funcionários. Descubra as necessidades da sua equipe de atendimento e comece as buscas por um software completo. Sua equipe e seus clientes irão ficar ainda mais satisfeitos!

Esperamos que nosso artigo tenha deixado mais claro qual o momento de adotar um sistema para gestão de atendimento ao cliente.
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