Ferramenta de atendimento: como ela pode te ajudar a tomar decisões?

Mesmo que sua empresa ainda não tenha uma ferramenta de atendimento, seguramente você já ouviu falar nelas. Estes sistemas existem com a finalidade de organizar e profissionalizar todo o processo de atendimento a clientes, desde a recepção do chamado até o registro de todo o histórico de cada cliente e sua resolução.

Sistemas de atendimento unificam as informações e garantem que seus agentes nunca sejam pegos desprevenidos no atendimento em qualquer circunstância. Ainda assim, as nítidas vantagens deste tipo de sistema despertam dúvidas em alguns gestores. Geralmente, eles não sabem exatamente como o uso de uma ferramenta de atendimento poderá ser traduzido em resultados que justifiquem seu investimento. Se este é seu caso, este artigo está aqui para solucionar, de uma vez por todas, esta sua dúvida.

Em primeiro lugar, é preciso entender o princípio da ferramenta de atendimento. Sistemas completos e abrangentes, como é o caso da Octadesk, são projetados para atuarem em todos os momentos relevantes para sua empresa em relação ao atendimento.

Havendo o cadastro do cliente (que pode ser importado), toda a atividade relacionada a ele fica registrada no seu perfil. Desde um chamado por e-mail, formulário ou telefone até a resolução de cada caso.

Todo o processo fica registrado no perfil do cliente. Ele é exibido em uma linha do tempo interativa, permitindo uma visão dos principais eventos de cada consumidor.

Um centro de informações completo como este diminui o risco de erro do agente por falta de informação a praticamente zero, e traz a enorme vantagem de garantir que qualquer agente que assumir o atendimento de qualquer cliente poderá, em instantes, entender claramente tudo que foi pedido, discutido e entregue.

Benefícios de uma ferramenta de atendimento

Esta agilidade traz benefícios imediatos na qualidade do atendimento, reduzindo não apenas o tempo de cada ocorrência, mas também o número de contatos do cliente até atingir a solução, o que automaticamente faz subir o nível de satisfação com seu SAC, diminuindo reclamações que afetam diretamente sua imagem, como ocorre em portais como o Reclame Aqui e em redes sociais, ou seja, além de fazer mais com menos sua empresa ainda se beneficia de uma melhor reputação.

Por si só, estas facilidades já justificam o investimento na ferramenta. Pois, elas atuam diretamente na fidelização do cliente, o que ajuda no aumento da receita. Esta solução, porém, vai além destes benefícios.

A Octadesk traz ferramentas gerenciais tais como:

• Possibilidade de anotações para comunicação interna
• Ferramentas de troca de arquivos
• Sistema de classificação
• Priorização de casos
• Controle de prioridades
• Automações para casos repetitivos
• Padrões e processos
• Entre outros.

Na parte de cadastros, é possível fazer anotações e personalizar campos de informações para os clientes; já na parte de produtos, este sistema permite tanto o cadastro direto em seu banco quanto o acesso a fontes externas, de modo que os agentes têm acesso a lista completa de cada produto adquirido pelos clientes, assim como ao estoque disponível.

Programas completos como o da octadesk, portanto, conseguem levar seu atendimento a um patamar mais elevado de qualidade, com mais agilidade, eficácia e controle, resultando em experiências sempre melhores para seu cliente.