Sistema de atendimento: 4 sinais que você precisa de um (urgente!)

Quer saber se precisa de verdade de um sistema de atendimento? Fácil: se você tem muitos clientes e não possui ainda esse sistema, a resposta é “sim, precisa”.

Quer um teste mais detalhado? Então verifique os quatro pontos a seguir. Se em sua empresa você constatar qualquer um deles (ou pior, mais de um), então você tem um forte indicador de que sua empresa está com um mal atendimento, o que certamente vai trazer problemas no relacionamento com o cliente (se já não está trazendo).

Processos internos

Os processos internos são fonte constante de stress. Na sua cabeça, tudo está fácil e claro, quando você fala todos entendem e não tem dúvidas. Chega na hora do atendimento… pronto, bagunça na certa. O atendimento demora, as informações não batem, as promessas não são cumpridas e, quando você menos espera, o problema não foi resolvido.

Se você enxerga sua realidade aqui, infelizmente você está enfrentando problemas de organização na operação do atendimento. Isso gera todo este nível de estresse desnecessário, baixa eficiência no trabalho e desgaste junto ao cliente.

Gerenciamento por planilhas, papeis e e-mails

Se esses métodos ainda fazem parte do seu arsenal de informações:

• “onde estava aquela anotação do pedido do cliente?”
• “em qual planilha ficou o histórico de compras daquele senhor”
• “nas minhas anotações está que a calça dela era amarela, mas na do fulano diz que era azul – e que era um short-saia”

Parece familiar? Se este é seu caso, é seguro afirmar que sua empresa precisa desesperadamente de um sistema de atendimento.

Assim, será possível zerar qualquer duplicidade de informações, consolidando toda a base de dados de clientes e históricos em um só lugar. Com esse modelo, você evitará perdas de informações importantes e tornará quase imediato o acesso ao que importa.

A produtividade está estagnada

O volume de trabalho aumenta, a economia restringe as contratações e os treinamentos parecem não surtir efeito na eficiência dos agentes. Esta realidade afeta muitas empresas e, embora seja fácil de constatar, pode ser difícil diagnosticar. Afinal, onde está o problema?

A resposta costuma girar ao redor da falta de métricas e mensurações de trabalho, aliadas à falta de centralização de informações. Os agentes não conseguem ser melhor direcionados pois não se sabe qual o gargalo em seu trabalho nem quais os momentos ou situações de maior exigência da equipe; some a isso a ineficiência do processo, onde um atendimento simples demora muito por falta de informação acessível rapidamente.

Sem sistema de atendimento, Sem métricas

Você não consegue medir qualidade, logo não consegue conduzir melhorias: o grande medo de muitas empresas é achar que está fazendo tudo certo, enquanto o cliente acha justamente o contrário. A falta de capacidade de medição é um dos grandes fatores que causam a impossibilidade de evolução da área, havendo a necessidade de um sistema de atendimento para mudar este quadro.

Não se preocupe se sua empresa está nestes casos: a Octadesk está aqui justamente para isso. Com nosso sistema de atendimento, você ganha:

• Agilidade
• Organização
• Integração com sistema de estoque
• Capacidade de mensuração
• Relatórios gerenciais

Isso tudo gera mais satisfação no cliente, mais capacidade de decisão e gestão e economias de tempo e dinheiro. Solicite uma avaliação grátis e comece a evolução de seu atendimento agora mesmo!