Agilize seus atendimentos usando relatórios personalizados. Saiba como!

By 17 de setembro de 2018Atendimento ao cliente
Relatórios personalizados agilizam o atendimento ao cliente

Os atendimentos na sua empresa estão demorando mais do que o ideal? Esse é um problema que afeta a produtividade da equipe e a satisfação dos clientes. Portanto, resolvê-lo deve ser uma das prioridades do gestor. A questão é: como fazer isso?

A resposta pode estar nos relatórios personalizados, que são uma ferramenta poderosa para agilizar seus atendimentos. Se você não consegue ver qual é a relação entre as duas coisas, tudo bem. Nesse post, você descobre como usar os relatórios e reduzir o tempo dos atendimentos. Confira!

o que são relatórios personalizados e como criar relatórios personalizadosO que são os relatórios personalizados e como criá-los?

Quando você utiliza um bom sistema de helpdesk, consegue gerar não apenas relatórios padronizados, mas também relatórios personalizados. Eles utilizam a combinação de critérios que você escolher para produzir informação que seja realmente relevante. Assim, você tem uma base sólida para tomar decisões importantes, como aquelas que vão permitir agilizar seus atendimentos.

O procedimento exato para a criação dos relatórios personalizados varia conforme o software utilizado. O que é importante ressaltar, portanto, é que a escolha do sistema de chamados ideal precisa levar em consideração esse fator. É muito útil para o gestor que os relatórios personalizados possam ser gerados de maneira simples e intuitiva e, acima de tudo, que sejam bastante flexíveis para combinar critérios de várias maneiras.

Além disso, tenha em mente que a elaboração de um relatório personalizado está intimamente relacionada ao seu objetivo específico. Isso quer dizer que, na hora de produzir um relatório, você deve definir qual é o seu objetivo (por exemplo, encontrar maneiras de agilizar o atendimento) e, a partir dele, identificar quais são os critérios relevantes para a situação.

Como usar os relatórios personalizadosComo relatórios personalizados podem agilizar o atendimento?

Em primeiro lugar, para agilizar os atendimentos, é preciso entender como eles estão sendo conduzidos pela sua equipe. Dessa maneira, será possível identificar as falhas e os gargalos que afetam sua eficiência e fazem com que os atendimentos demorem mais. E, se você quer entender o trabalho realizado por sua equipe, a melhor maneira é usar os relatórios personalizados como fonte de informação.

O que você precisa fazer, então, é identificar por meio dos relatórios as possibilidades de melhoria para reduzir o tempo necessário entre o momento em que um novo chamado é aberto e sua finalização. Existem vários modos de fazer isso, seja otimizando o fluxo do atendimento ou trabalhando para aumentar a produtividade dos colaboradores.

Em relação ao fluxo do atendimento, os relatórios personalizados podem ajudá-lo a identificar quais são as etapas em que o atendimento toma mais tempo, isto é, em que existem problemas e gargalos que atrasam a operação. Então, será possível tomar medidas para fazer com que essas etapas sejam executadas mais rapidamente. Além disso, também será possível considerar a eliminação de etapas que tomam bastante tempo mas não são essenciais para garantir a qualidade do atendimento ao cliente.

Em relação à produtividade dos colaboradores, os relatórios personalizados podem apontar se está havendo uma lentidão nos atendimentos devido ao próprio ritmo de trabalho dos colaboradores da equipe. Se a equipe estiver sobrecarregada, os relatórios também vão dar os indícios da situação. Assim, conforme suas observações, o gestor poderá tomar medidas que vão desde as ações para motivar a equipe até a contratação de mais atendentes.

porque agilizar o atendimento ao clientePorque é necessário agilizar o atendimento?

Nesse momento, você pode estar se perguntando: será que vale a pena gastar tempo e energia para produzir relatórios personalizados e analisar as informações, em busca de maneiras para agilizar o atendimento? Sim, vale a pena.

O tempo que um cliente leva para obter a resposta ao seu problema, depois de entrar em contato com a sua empresa, é um dos fatores que determinam sua satisfação com o atendimento. Se existe lentidão para a resolução ser apresentada, ele pode entendê-la de várias maneiras, como desorganização ou falta de interesse. Nenhuma dessas interpretações é positiva para a imagem da empresa, nem para seu relacionamento com os clientes.

Quando o atendimento não corresponde às expectativas de agilidade do cliente (que tendem a ser mais rígidas quanto maior a urgência ou gravidade do assunto), e a satisfação do cliente é afetada, outras consequências graves seguem. A primeira delas é a dificuldade na retenção desse cliente. Em outras palavras, é mais provável que esse cliente insatisfeito pela lentidão na resolução do seu chamado esteja aberto a aceitar um concorrente que promete atendimento mais eficiente.

A segunda consequência provável é a dificuldade em conquistar novos clientes. Quando os seus atuais sentem que o atendimento da empresa não é ágil, eles transmitem essa visão para outros consumidores. Isso ocorre naturalmente, por meio do velho “boca a boca”, um processo que está ainda mais forte e rápido com a ajuda da internet. Como o atendimento faz parte do conjunto que um consumidor leva em consideração na hora de escolher um fornecedor, essa reputação aumenta a resistência dos potenciais novos clientes em fazer negócios com a sua empresa.

É importante ressaltar que a relação oposta também é verdadeira. Em outras palavras, se o atendimento for ágil, isso aumenta a retenção dos clientes atuais e colabora para a conquista de novos clientes. Assim, é uma melhoria na qual vale a pena investir, pois gera retorno real para a empresa.

Nesse post, falamos sobre os relatórios personalizados e sua relação com a agilidade no atendimento. Você viu que um relatório, desde que elaborado adequadamente, pode ser a ferramenta que faltava para que os chamados sejam resolvidos mais rapidamente. Ele traz informação concreta que indica onde está a causa da lentidão, permitindo que o gestor tome decisões e adote medidas assertivas. Se forem utilizados de maneira consistente, os relatórios personalizados colaboram para a melhoria constante no atendimento ao cliente.

E, por falar em melhoria: você quer melhorar o atendimento na sua empresa? Então, aproveite para fazer o download do nosso e-book “O guia completo para revolucionar o seu atendimento ao cliente“. Nesse material, você encontra várias dicas exclusivas da Octadesk para oferecer um atendimento superior, começando hoje mesmo. Não perca tempo:

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