Como usar o WhatsApp Business com múltiplos usuários

Usar o WhatsApp Business com múltiplos usuários deixou de ser tendência e passou a ser realidade. Descubra como você pode usar o seu para administrar conversas, vendas, Marketing e suporte ao cliente.
Celular e bonecos dentro de balões de conversa

Usar o WhatsApp Business com múltiplos usuários deixou de ser tendência e passou a ser realidade. Descubra como você pode usar o seu para administrar conversas, vendas e suporte ao cliente.

Imagine o seguinte cenário: você tem uma pequena ou média empresa e descobriu recentemente que podia usar o WhatsApp Business. Afinal, é um aplicativo fácil de usar e, inclusive os seus clientes também usam.

No começo, uma pessoa atende pelo celular e outra pelo computador (utilizando o WhatsApp Web) e até aí está tudo bem. De repente, sua empresa começa a crescer e você precisa de mais uma pessoa para atender seus clientes. Você, que já utiliza o WhatsApp Business decide conectar essa pessoa em outro computador. Resultado?

Homem bate na tela do computador após erro na tela

O novo coleguinha derruba a conexão das demais pessoas! Como resolver o problema? Há quem compre mais um celular, não julgo. Só que essa prática começa a ser inviável, tanto para você quanto para quem é cliente. Por qual número ele vai entrar em contato?

A verdade é que você só pode utilizar um número em um aparelho. Se você tem dois chips, vai ter que escolher qual dos números será o WhatsApp. Você deve estar se perguntando: “E agora, quem poderá me defender?”

Calma, calma, não criemos pânico ou, como diria Chapolin, “Calma, calma, não priemos cânico”! Vem comigo, que eu te conto como usar WhatsApp Business com múltiplos usuários!

Por que o WhatsApp Business é tão importante?

Por mais redundante que seja, vou começar do começo. Primeiro, o que é WhatsApp Business?

Bom, o WhatsApp Business ou WhatsApp para Negócios é um aplicativo grátis para pequenas e médias empresas. Ele foi criado para que as empresas pudessem se conectar com os clientes sem afetar a experiência com a marca.

Existe tanta gente no WhatsApp, mas tanta gente, que é impossível ignorar esse fato. Só no começo de 2020, o aplicativo atingiu a marca de 2 bilhões de usuários e 65 bilhões de mensagens por dia. E essa popularidade toda se deve ao fato da tendência das pessoas quererem privacidade.

No Facebook você deve ter algum contato que não conhece, assim como no Twitter ou Instagram. Mas no WhatsApp você só tem pessoas que conhece ou lojas/empresas com as quais você tem alguma conexão, certo?

Mesmo que a comunicação recebida seja de uma empresa, é muito provável que você abra pelo menos para saber se tem algo bom. Isso sempre acontece comigo! 🤔

Ah, já ia me esquecendo de dizer que nós brasileiros lideramos o segundo lugar no ranking dos países que mais utilizam o aplicativo. Ou seja, você tem todas as razões do mundo para usá-lo!

Agora, quero te mostrar as principais diferenças entre o aplicativo comum e Business.

WhatsApp x WhatsApp Business

Talvez,  você esteja dizendo “ah, mas eu já me acostumei com o WhatsApp normal, não vou baixar outro aplicativo!” Verdade seja dita, vou te mostrar alguns pontos cruciais que vão te fazer reconsiderar essa ideia.

WhatsApp Comum:

1. Negócios são negócios, WhatsApp à parte! 

Quando você utiliza um número pessoal para negócios, seu número fica exposto e qualquer pessoa pode ter acesso a ele. Além disso, você precisa de um tempo de descanso. Outra implicação do número pessoal nos negócios é que se você trabalha, por exemplo, das 8h às 17h e alguém te chama após esse horário, ela verá que você está online e não responde nenhuma mensagem. Ruim, né?

Quando você utiliza um número pessoal, é impossível barrar as mensagens que recebe após o horário comercial, tudo isso porque só é possível criar um perfil pessoal.

2. É impossível criar mensagens automáticas

No momento em que alguém entra em contato com você, ela não sabe ao certo se você ainda responde naquele número ou não, a menos que você responda.

As mensagens automáticas são aquelas saudações ou de ausência:

“Olá, boas-vindas a loja XPTO! Estamos muito empolgados em ter você por aqui! Dentro de 5 minutinhos iremos responder você, ok? Espera aí!”

Essa funcionalidade é muito importante, visto que o bom atendimento é fundamental para proporcionar uma ótima experiência com a sua marca, além de reter clientes.

3. Prático até certo ponto

Para conversas do dia-a-dia, o WhatsApp comum tem se mostrado eficiente, porém, quando o assunto é negócios, ele é pouco prático. Por quê?

Porque é quase impossível conseguir responder todas as solicitações que uma empresa tem no aplicativo por conta do alto volume de conversas. Enquanto você responde uma pessoa, surgem outras três.

4. Processo de vendas fora de controle

O WhatsApp tradicional não permite controle de vendas, para isso, é preciso usar ferramentas mais robustas e até mais caras e, se tratando de uma micro ou pequena empresa, está fora de cogitação.

Cada contato tem uma história, um pedido, um motivo para falar com a sua marca. Então, como é possível agrupar essas pessoas de modo que você tenha controle sobre as informações?

5. Sem métricas

Não sei se você é a favor de métricas, mas mesmo no WhatsApp, elas importam porque é bom saber quantas pessoas entraram em contato, quantas mensagens foram enviadas, entregues, lidas e recebidas. No WhatsApp normal essas informações não existem.

WhatsApp Business

1. Perfil exclusivo de sua empresa

Talvez, você não tenha dois aparelhos celulares para dividir vida pessoal e negócios, mas com o WhatsApp Business você consegue utilizar dois números.

Além disso, se você não oferece um atendimento 24h é só informar em seu perfil, assim, seus clientes não ficam esperando resposta e nem você fica recebendo notificações o tempo todo.

No caso de empresas que ainda não são conhecidas, um perfil business dá muito mais segurança para quem entra em contato por conta das informações contidas nele.

O que dá para colocar no perfil:

  • Nome da empresa
  • Site
  • Descrição da empresa
  • Localização
  • Horário de funcionamento

Perfil WhatsApp Business

2. Mensagens automáticas

As mensagens automáticas mostram certo nível de profissionalismo. Quando uma pessoa entra em contato com a sua empresa, ela já é recebida com uma saudação padrão e alguma informação extra.

Esse tipo de mensagem é uma forma de mostrar para seu cliente que você está criando uma experiência mais humanizada em cada momento dele com a sua marca.

As possibilidades de mensagens são infinitas: saudação, informação e até promoção de produtos ou conteúdo.

3. Praticidade e rapidez

O WhatsApp Business conta com a opção de Respostas Rápidas. Essa funcionalidade é incrível porque o volume de mensagens torna o atendimento mais lento nas empresas. E em terra de consumidores sem tempo, quem oferece atendimento rápido é rei.

Saque aquelas perguntas que toda empresa recebe, o tempo todo? Então, com essa versão do aplicativo é só criar atalhos com essas respostas. Quando te perguntarem, por exemplo, o valor do frete, você já terá arquivada a resposta.

4. Organização e controle

Diga adeus àquele monte de contatos com pedidos de informações, vendas, suporte e todo o resto sem identificação.

O WhatsApp permite a criação de etiquetas, assim você identifica o que é mais urgente, as ações que cada contato requer e até quais pessoas precisam de um empurrãozinho para fechar uma compra.

Imagine que você tem 50 conversas esperando alguma ação. Se não houver identificação do que fazer em cada uma delas, é necessário abrir uma por uma para descobrir. Até você descobrir (não estou dizendo que você não é uma pessoa rápida, entenda isso) o caso já nem existe mais.

Etiqueta de contatos no WhatsApp Octadesk

5. Métricas, métricas, métricas

As métricas são importantes porque elas são como bússola para guiar sua empresa. Como assim? Como saber se está na hora de contratar mais pessoas se você não sabe nada sobre o volume de conversas?

E mais, como saber se está na hora de parar de vender um produto cujas reclamações triplicaram nas últimas semanas? Preste atenção em cada detalhe, eles podem dizer muito sobre o seu negócio.

Como usar WhatsApp Business múltiplos usuários?

Imagino que você tenha lido cada detalhe em busca da resposta para a pergunta “Como usar WhatsApp Business com múltiplos usuários. Chegou a minha parte favorita, rufem os tambores, eu vou contar. 🥁🥁🥁

1. Acesse o site da Octadesk e crie sua conta 

tela-login-octadesk

2. Após criar sua conta, conecte seu WhatsApp Business ao Octadesk

Conectar o WhatsApp Business ao Octadesk

3. Em seguida, seu Octadesk está pronto para usar

Octadesk pronto para usar

Além do WhatsApp, você pode integrar e-mail, chat, Facebook e até telefone, tudo em uma só plataforma. Viu só como é fácil integrar seus principais canais de atendimento, vendas e suporte?

Já que o assunto é WhatsApp Business com múltiplos usuários, a pergunta que não quer calar é: e como adicionar mais pessoas para utilizar o sistema? Clique no ícone de Pessoas e Grupos>

Integração do WhatsApp Business com Octadesk

Depois disso, clique em Pessoas, no menu lateral esquerdo.

Múltiplos usuários no WhatsApp Octadesk

Indique qual será o papel do usuário adicionado dentro do Octadesk: administador, agente ou cliente. Adicione quantas pessoas desejar, fique à vontade! Lembre-se que é só colocar o Nome, e-mail e o mesmo número de WhatsApp que você utilizou para se cadastrar.

As principais funções do aplicativo também são encontradas dentro do Octadesk: chatbot, mensagens automáticas, etiquetas e relatórios (métricas).

WhatsApp Business com múltiplos usuários: por que utilizar esta alternativa?

Por mais simples que pareça, a utilização incorreta de um celular com WhatsApp dentro de sua operação pode gerar muito transtorno.

Eu trouxe 3 exemplos e suas implicações para que você veja como pode otimizar esse processo dentro de sua empresa.

Caso 1: Uma equipe inteira utilizando um mesmo aparelho de celular com WhatsApp

Embora isso pareça sinônimo de união, usar um mesmo aparelho compromete toda a operação porque você não garante responder os clientes com agilidade e, claro, qualidade.

Além disso, existe o fato de que se você tem diversas pessoas utilizando um mesmo celular, não terá controle de qual vendedor/atendente falou com determinada pessoa.

Uma das coisas importantes dentro de um atendimento são as métricas. Quando você tem apenas um aparelho de celular, não consegue coletar dados como o nome de quem fez o atendimento, a duração e até se o cliente ficou sem resposta.

Caso 2: Cada membro da equipe com um celular diferente

Muitas empresas cometem esse erro e, por causa disso, acabam perdendo muito dinheiro. Sabe por quê? Porque o custo de cada aparelho somado ao custo de contas telefônicas para manter o número ativo multiplicado por 12 (meses) é uma fortuna!

E como o cliente é afetado? Se o cliente nunca sabe em qual número entrar em contato e tem que ficar contando a mesma história para todos os atendentes, você definitivamente não está oferecendo a melhor experiência com a sua marca.

Caso 3: Celulares pessoais dentro da operação

Calma, não estou dizendo que as pessoas não devam usar o próprio celular dentro da empresa. O que quero dizer é que elas não deveriam usar o celular pessoal para fins de trabalho. Por quê?

O celular é propriedade de alguém que trabalha em sua empresa, o que significa que a pessoa vai carregar com ela o tempo todo. E se o aparelho for perdido, quebrado ou for roubado?

Além disso, a gestão da equipe não tem permissão de pegar o celular de qualquer um e começar a olhar o que fez ou deixou de fazer, porque isso tem implicações legais.

Sem o celular em mãos, você não tem nada. Você não tem métricas de atendimento, não tem dados de clientes, não tem informações sobre quem exatamente atendeu um determinado cliente.

Ah, sem contar que caso um atendente esteja indisponível, quem responderá os clientes que entram em contato com aquele número específico? Já imaginou a complicação que é permitir o uso de celulares pessoais para atendimento?

WhatsApp Business e seus muitos usuários deram o que falar…

Você viu que trabalhar com a plataforma é fácil, mas requer certos cuidados dentro da operação. Entretanto, suas funcionalidades mostram o quanto podemos evoluir no atendimento, oferecer a melhor experiência para os clientes, além de ter oportunidade para vender mais – desde que você escolha as melhores ferramentas aliadas nessa jornada.

Se você já utiliza o WhatsApp Business, vou adorar saber de você como tem sido a sua experiência, seja em Atendimento, Marketing, Vendas, Sucesso do Cliente ou suporte.

Ficou com dúvidas? Se quiser conversar sobre o WhatsApp Business, temos uma equipe pronta para te ajudar! Obrigada por me acompanhar até aqui. Nos vemos no próximo post!

Integração do WhatsApp Business no sistema Octadesk

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